LessonsDutchNavigating Dutch Bureaucracy: Practical A2 Language SeriesBooking an IND appointment — what to bring and when
Free lessonDutch · A214:21
Booking an IND appointment — what to bring and when
Anita and Henk explain how to schedule an IND appointment in the Netherlands, what documents to bring, arrive 10 minutes early, and cancel if you’re sick.
Published ·Updated
Anita and Henk walk through booking an IND appointment: book early, bring ID and appointment confirmation, arrive 10 minutes before your slot, and reschedule if ill.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Wist je dat het grootste probleem met een IND-afspraak is dat mensen te laat plannen?
Did you know the biggest issue with an IND appointment is that people plan too late?
0:05
Ja, echt.
Yeah, for real.
0:07
Ze denken: ik ga morgen wel, en dan is er pas over drie weken plek.
They think: I’ll go tomorrow, and then there’s no availability for three weeks.
0:12
Dat is zo frustrerend.
That’s so frustrating.
0:15
En nog iets, veel mensen nemen de verkeerde locatie.
And another thing, many people go to the wrong location.
0:20
Ze gaan gewoon naar een kantoor in de buurt, zonder afspraak, en dan, tja, dan kom je er niet in.
They just go to a nearby office, without an appointment, and then, well, you can't get in.
0:27
Dat voelt echt stom, hoor.
That feels really dumb, you know.
0:30
Of ze vergeten een document en moeten terug.
Or they forget a document and have to go back.
0:33
Nou, vandaag gaan we dat voorkomen.
Well, today we’re going to prevent that.
0:37
We maken het makkelijk, stap voor stap.
We’ll keep it simple, step by step.
0:40
Hé, leuk dat je luistert.
Hey, nice to have you listening.
0:43
Ik ben Anita.
I'm Anita.
0:45
Fijn dat je er bent.
Glad you’re here.
0:47
We kletsen vandaag over een afspraak maken bij de IND, zonder stress, zonder paniek.
Today, we'll chat about making an appointment with the IND, stress-free, panic-free.
0:54
Ik ben Henk.
I'm Henk.
0:56
Pak even koffie of thee en laat ons je helpen.
Grab some coffee or tea and let us help you.
1:00
We houden het simpel, met voorbeelden en handige zinnen die je meteen kunt gebruiken.
We'll keep it simple, with examples and handy phrases you can use right away.
1:05
Oké, eerst: waarom maak je een afspraak bij de IND?
Okay, first: why do you make an appointment with the IND?
1:10
Nou, bijvoorbeeld voor biometrie, dus vingerafdrukken en foto.
Well, for biometrics, so fingerprints and photo.
1:15
Of om je verblijfsdocument op te halen.
Or to pick up your residence document.
1:18
Soms ook voor vragen, maar vaak staat dat al goed uitgelegd op de website.
Sometimes for questions too, but that's often explained well on the website already.
1:24
Afspraak maken kan online via de website van de IND.
Making an appointment can be done online via the IND website.
1:29
Je kiest een reden, een locatie en een datum en tijd.
You choose a reason, a location, and a date and time.
1:34
Je krijgt daarna een bevestiging per e-mail.
You'll then receive a confirmation by email.
1:38
Simpel, maar je moet wel alles rustig invullen.
Simple, but you need to fill everything out carefully.
1:42
Bellen kan ook, hoor, maar het is soms druk.
You can also call, but it can be busy at times.
1:45
Dan moet je even wachten aan de lijn.
Then you’ll have to wait on the line.
1:48
Tip: bel 's ochtends vroeg.
Tip: call early in the morning.
1:51
Niet om elf uur, dan is iedereen al wakker, haha.
Not at eleven o'clock, that's when everyone's awake, haha.
1:56
Zullen we meteen even een kleine rollenspel doen?
Shall we do a little role play right now?
2:00
Ik ben de klant en jij bent de medewerker van de IND.
I’ll be the customer and you’ll be the IND staff member.
2:04
Dan hoor je precies welke woorden handig zijn.
Then you’ll hear exactly which words are handy.
2:08
Ja, leuk.
Yeah, sounds fun.
2:09
Ik ben even de medewerker.
I'll be the staff member for a moment.
2:12
Goedemorgen, IND.
Good morning, IND.
2:14
Waarmee kan ik u helpen?
How can I help you?
2:17
Goedemorgen.
Good morning.
2:17
Eh, ik wil graag een afspraak maken voor biometrie.
Uh, I’d like to make an appointment for biometrics.
2:23
Ik heb een brief gekregen, maar online lukt het me niet zo goed.
I received a letter, but I’m having trouble online.
2:27
Kunt u met me meekijken?
Can you assist me?
2:30
Natuurlijk.
Of course.
2:31
Mag ik uw naam en uw V-nummer, dat is uw V-nummer, als u dat heeft?
May I have your name and your V-number, that's your V-number, if you have it?
2:37
En in welke stad wilt u komen?
And in which city would you like to come?
2:40
We hebben plek op 15 maart om half tien 's ochtends,
We have availability on March 15th at 9:30 AM,
2:43
of op 17 maart om twee uur 's middags.
or on March 17th at 2 PM.
2:47
Mijn naam is Henk de Vries en mijn geboortedatum is 8 januari 1990.
My name is Henk de Vries and my date of birth is January 8th, 1990.
2:54
Eh, 15 maart om half tien 's ochtends is goed.
Uh, March 15th at 9:30 AM works for me.
2:58
Kunt u mij een bevestiging sturen per e-mail?
Can you send me a confirmation by email?
3:02
Ja hoor, ik stuur een e-mail met de bevestiging en de adresgegevens.
Yes, I’ll send an email with the confirmation and the address details.
3:08
Neemt u alsjeblieft uw paspoort mee en deze brief.
Please bring your passport and this letter with you.
3:12
Kom tien minuten eerder.
Come ten minutes early.
3:15
Tot dan!
See you then!
3:15
Zo, en klaar.
There, all done.
3:19
Zie je, het is gewoon een paar duidelijke zinnen.
You see, it's just a few clear sentences.
3:23
Belangrijk: vraag altijd om de bevestiging en check de datum en tijd nog een keer.
Important: always ask for confirmation and double-check the date and time.
3:28
En lees welke documenten je moet meenemen.
And read which documents you need to bring.
3:32
Ja, en nog een tip.
Yes, and one more tip.
3:34
Kies de juiste reden.
Choose the right reason.
3:35
Als je een vraag kiest terwijl je eigenlijk biometrie moet doen, dan kom je bij de verkeerde balie.
If you pick a question when you actually need to do biometrics, you'll end up at the wrong counter.
3:43
Dat kost tijd en soms moet je dan een nieuwe afspraak maken.
That takes time, and sometimes you have to make a new appointment.
3:46
Ik hoorde laatst van sporters die dachten: ach, ik train hem met de club, dus het komt wel goed.
I recently heard about athletes who thought: oh, I’ll train with the club, so it’ll be fine.
3:53
Maar zonder afspraak en zonder duidelijkheid van de IND kun je soms niet starten met werk of wedstrijden.
But without an appointment and clarity from the IND, you sometimes can't start working or competing.
3:59
Dus ja, check het echt op tijd, liefst weken voor je belangrijke dag.
So yes, really check it in time, preferably weeks before your big day.
4:05
Documenten, daar gaat het vaak mis.
Documents, that's often where it goes wrong.
4:08
Je hebt meestal je paspoort nodig, soms ook de brief met barcode en je V-nummer als je dat hebt.
You usually need your passport, sometimes also the letter with the barcode and your V-number if you have it.
4:15
Legitimeren betekent dat je laat zien wie je bent, dus neem een geldig document mee.
Validating means showing who you are, so bring a valid document.
4:22
En neem ook je pinpas mee, want betalen is vaak met pin.
And also bring your debit card, as payments are often made by card.
4:26
Contant kan meestal niet.
Cash usually isn't accepted.
4:29
Kom op tijd, want er is beveiliging en soms een rij.
Arrive on time, as there's security and sometimes a queue.
4:33
Tien of vijftien minuten eerder is echt slim.
Arriving ten or fifteen minutes early is really smart.
4:37
Even pauze, kleine quiz.
Quick break, short quiz.
4:40
Weet je nog wat wachtlijst betekent?
Do you remember what waiting list means?
4:43
Komt-ie, soms is er geen plek en dan kom je op een lijst.
Here it comes, sometimes there’s no spot, and you get put on a list.
4:49
Juist, de wachtlijst.
That's right, the waiting list.
4:51
Dat is een lijst met mensen die wachten tot er een tijd vrijkomt.
That’s a list of people waiting for a time slot to become available.
4:56
Goede term om te kennen.
Good term to know.
4:59
Ja, en als je op de wachtlijst staat, krijg je soms een e-mail als er eerder plek is.
Yes, and if you're on the waiting list, you sometimes get an email if a spot opens up earlier.
5:04
Reageer dan snel.
Respond quickly then.
5:06
En houd je telefoon bij de hand voor het geval van bellen.
And keep your phone handy in case they call.
5:11
Oké, tweede helft.
Okay, second half.
5:13
Stel, je bent ziek op de dag van je afspraak.
Let's say you're sick on the day of your appointment.
5:17
Wat nu?
What now?
5:19
Je kunt meestal online of telefonisch verzetten.
You can usually reschedule online or by phone.
5:23
Wacht niet tot het laatste moment, hè, want na de tijd verzetten kan soms niet meer.
Don't wait until the last moment, okay, because changing it afterwards might not be possible.
5:29
Doen we nog een mini-rollenspel?
Shall we do a mini role-play?
5:31
Ik bel om te verzetten.
I’ll call to reschedule.
5:33
Jij bent weer de medewerker.
You’re the staff member again.
5:38
Goedemiddag, IND.
Good afternoon, IND.
5:39
Waarmee kan ik u helpen?
How can I help you?
5:42
Goedemiddag.
Good afternoon.
5:43
Ik heb een afspraak vandaag om 14.30 uur, maar ik ben ziek.
I have an appointment today at 2:30 PM, but I'm sick.
5:48
Kan ik de afspraak verplaatsen naar volgende week?
Can I move the appointment to next week?
5:50
Dat is vervelend om te horen.
I'm sorry to hear that.
5:53
Ik kijk even mee.
Let me check.
5:57
Volgende week hebben we plek op 2 april om 11 uur, 's ochtends, of op 3 april om half drie, 's middags.
Next week we have availability on April 2 at 11 AM, or on April 3 at 2:30 PM.
6:05
Wat past u beter?
Which works better for you?
6:07
3 april om half drie, 's middags is goed.
April 3 at 2:30 PM is fine.
6:12
Blijven mijn documenten hetzelfde, of moet ik iets opnieuw uploaden of meenemen?
Will my documents remain the same, or do I need to upload or bring something again?
6:17
Uw documenten blijven hetzelfde.
Your documents will remain the same.
6:21
Neemt u alsjeblieft uw paspoort, de brief en de nieuwe bevestiging mee.
Please bring your passport, the letter, and the new confirmation.
6:26
U ontvangt zo een e-mail.
You'll receive an email soon.
6:29
Beterschap en tot dan.
Get well soon, and see you then.
6:32
Zo kun je het dus zeggen.
That’s one way to put it.
6:33
Rustig, duidelijk en met een nieuwe datum.
Calm, clear, and with a new date.
6:38
Schrijf het meteen op in je agenda, of zet een herinnering in je telefoon.
Write it down in your calendar right away, or set a reminder on your phone.
6:43
Soms kun je ook terecht bij een expatcenter, als je gemeente daarmee werkt.
Sometimes you can also go to an expat center if your municipality works with one.
6:49
Dan maak je daar de afspraak voor inschrijving en soms ook voor de IND-stap.
You'll make the appointment for registration there and sometimes also for the IND step.
6:54
Maar ja, check even wat in jouw stad kan, want elke plek is anders.
But yeah, check what’s possible in your city, since every place is different.
7:01
En verwacht niet dat alles supersnel gaat.
And don't expect everything to be super fast.
7:03
Hé, dit is geen webwinkel, zeg maar.
Hey, this isn’t an online store, you know.
7:08
Een publieke dienst heeft regels en wachttijden.
A public service has rules and waiting times.
7:11
Dat is normaal, hoe irritant het soms ook is.
That’s normal, no matter how annoying it can be sometimes.
7:15
Vind je het Nederlands nog lastig?
Are you still finding Dutch difficult?
7:18
Neem iemand mee die kan helpen vertalen.
Bring someone along who can help translate.
7:22
Een tolk is iemand die helpt met taal.
An interpreter is someone who helps with language.
7:24
Je mag ook gewoon langzaam praten en zeggen: sorry, ik begrijp het niet zo goed, kunt u het herhalen?
You can also just speak slowly and say: sorry, I don’t understand that well, can you repeat it?
7:33
Dat is helemaal oké.
That’s perfectly okay.
7:34
Handige zinnen bij de balie zijn bijvoorbeeld: ik heb een afspraak om half tien.
Handy phrases at the counter include: I have an appointment at half past nine.
7:41
Of: ik kom voor biometrie.
Or: I’m here for biometrics.
7:45
En: kunt u dat herhalen, alsjeblieft?
And: can you repeat that, please?
7:47
Met die drie kom je al best ver.
With those three, you’re pretty good already.
7:51
En als je te vroeg of te laat bent, zeg dan eerlijk: sorry, ik ben tien minuten te laat.
And if you’re too early or too late, just say honestly: sorry, I’m ten minutes late.
7:58
Wees gewoon vriendelijk.
Just be friendly.
8:01
Dat helpt echt, hoor.
It really helps, you know.
8:02
Nog even over de locatie, want daar gaat het vaak mis.
Just a bit about the location, because that’s often where it goes wrong.
8:08
Sommige steden hebben meerdere adressen.
Some cities have multiple addresses.
8:11
Check in de bevestiging straat, huisnummer en verdieping als die er staat.
Check the confirmation for the street, house number, and floor if it’s mentioned.
8:17
En kijk op maps hoe lang de reis is.
And look on maps for how long the trip is.
8:20
Ja, precies.
Yes, exactly.
8:22
En let op de reistijd.
And pay attention to the travel time.
8:25
Als er staat: kom tien minuten eerder.
If it says: arrive ten minutes early.
8:27
Doe dat ook.
Do that too.
8:28
Je hebt soms beveiliging met een metaaldetector.
You might have security with a metal detector.
8:32
Dat kost tijd.
That takes time.
8:34
En een geldig ID moet je laten zien bij de ingang.
And you'll need to show a valid ID at the entrance.
8:38
Over die bevestiging.
About that confirmation.
8:40
Daar staat soms ook wat je niet mag meenemen.
It sometimes also states what you can't bring.
8:43
Grote tassen kunnen lastig zijn.
Large bags can be a hassle.
8:46
Neem alleen wat je nodig hebt.
Bring only what you need.
8:49
Dat scheelt gedoe.
That saves you trouble.
8:51
En vergeet je telefoon niet op te laden.
And don’t forget to charge your phone.
8:54
Echt waar, je wil je e-mail met de bevestiging kunnen laten zien.
Seriously, you’ll want to show your confirmation email.
8:59
Neem desnoods een powerbank mee.
If necessary, bring a power bank.
9:03
Klein flesje water en een snack kan ook, voor als het lang duurt.
A small bottle of water and a snack can also be handy, in case it takes a while.
9:07
Als je online boekt via MijnIND, dan kun je soms je afspraak daar beheren.
If you book online via MijnIND, you can sometimes manage your appointment there.
9:13
Je ziet je datum, tijd en locatie op één plek.
You’ll see your date, time, and location all in one place.
9:18
Als er iets verandert, komt er een melding.
If anything changes, you’ll receive a notification.
9:21
Houd dat in de gaten.
Keep an eye on that.
9:24
Ga je met je gezin?
Are you going with your family?
9:26
Dan heeft vaak elk persoon een eigen afspraak nodig.
Then usually each person will need their own appointment.
9:30
Dus jij, je partner en je kind, allemaal apart.
So you, your partner, and your child, all separately.
9:35
Soms kun je op dezelfde dag achter elkaar plannen.
Sometimes you can schedule things back to back on the same day.
9:38
Maar dat moet je wel even goed selecteren.
But you do need to choose carefully.
9:42
Wat je vooral niet moet doen.
What you definitely shouldn't do.
9:43
Gewoon binnenlopen zonder afspraak.
Just walk in without an appointment.
9:46
Dat werkt bijna nooit.
That almost never works.
9:49
Zonder afspraak betekent dat je geen tijd gereserveerd hebt.
Without an appointment means you haven't reserved any time.
9:52
Je komt dan meestal niet verder dan de receptie.
You'll usually get no further than the reception.
9:57
Ja, en als je twijfelt over documenten, zeg dan: welke documenten heb ik nodig?
Yes, and if you're unsure about documents, ask: what documents do I need?
10:03
Dat is een fijne, simpele vraag.
That's a nice, simple question.
10:07
De medewerker legt het dan uit.
The staff member will explain it then.
10:09
Vaak staat het ook in de e-mail onder het kopje meenemen.
It's often also listed in the email under the section 'what to bring.'
10:14
Soms staat in de bevestiging ook hoe je betaalt.
Sometimes the confirmation also states how to pay.
10:19
Meestal pin.
Usually with a card.
10:21
Pinnen is betalen met je bankpas.
Paying with a card means using your bank card.
10:24
Als je dat woord niet kent, oefen het even.
If you don't know that word, practice it.
10:26
Kan ik pinnen?
Can I pay by card?
10:28
Heel Nederlands.
Very Dutch.
10:29
Haha.
Haha.
10:30
Goeie.
Good one.
10:45
Ja, en lees de brief die je krijgt.
Yes, and read the letter you receive.
11:02
Als er een barcode of referentienummer op staat, neem die mee.
If there's a barcode or reference number on it, bring that along.
11:09
Dat nummer helpt ze om jouw dossier snel te vinden.
That number helps them find your file quickly.
11:13
Scheelt iedereen tijd.
Saves everyone time.
11:16
Voor sporters en ook voor nieuwe werknemers, regel je afspraak voor je grote dag.
For athletes and also for new employees, schedule your appointment well ahead of your big day.
11:21
Niet een dag van tevoren.
Not just a day in advance.
11:23
Als je belangrijke wedstrijden of een eerste werkdag hebt, check je status bij de IND ruim op tijd.
If you have important matches or your first workday, check your status with the IND well in advance.
11:30
Dat voorkomt echte problemen.
That prevents real problems.
11:33
Als er echt spoed is, kun je soms bellen en vragen naar de opties.
If it's really urgent, you can sometimes call and ask about your options.
11:38
Zeg dan duidelijk waarom het urgent is.
Clearly state why it's urgent.
11:42
Urgent betekent: het moet snel.
Urgent means: it needs to be done quickly.
11:45
Ze kunnen niet altijd helpen, maar vragen kan altijd.
They can't always help, but asking is always an option.
11:49
Laten we nog één mini-rollenspel doen aan de balie.
Let's do one more mini role-play at the counter.
11:53
Jij bent de medewerker. Ik kom binnen.
You’re the staff member. I'm walking in.
11:57
Goedemiddag. Welkom bij de IND.
Good afternoon. Welcome to the IND.
12:00
Heeft u een afspraak?
Do you have an appointment?
12:03
Ja, ik heb een afspraak om half drie 's middags.
Yes, I have an appointment at half past two in the afternoon.
12:07
Hier is mijn paspoort en de bevestiging op mijn telefoon.
Here’s my passport and the confirmation on my phone.
12:11
Waar moet ik wachten?
Where should I wait?
12:13
Dank u.
Thank you.
12:15
U kunt plaatsnemen in wachtruimte B.
You can take a seat in waiting area B.
12:18
U wordt geroepen.
You will be called.
12:19
Zo simpel kan het dus.
It can be that simple.
12:26
En nog even over woorden.
And just a bit about words.
12:39
Als je echt niet zeker bent, oefen thuis hardop.
If you're really unsure, practice out loud at home.
12:57
Zeg: ik wil graag een afspraak maken.
Say: I’d like to make an appointment.
13:01
Kunt u mij helpen?
Can you help me?
13:03
Ik begrijp het niet.
I don't understand.
13:04
Kunt u het herhalen?
Can you repeat that?
13:06
Klinkt simpel, maar het werkt.
Sounds simple, but it works.
13:09
Oké, engagement-momentje.
Okay, engagement moment.
13:12
Hoe lang heb jij moeten wachten op je laatste IND-afspraak?
How long did you have to wait for your last IND appointment?
13:16
En wat is jouw beste tip om rustig te blijven tijdens het wachten?
And what’s your best tip for staying calm while waiting?
13:20
Laat het ons weten in de reacties.
Let us know in the comments.
13:23
We lezen echt mee.
We're really reading along.
13:26
En als je een gouden tip hebt voor het kiezen van de juiste locatie, deel die ook.
And if you have a golden tip for choosing the right location, share that too.
13:31
Misschien heb jij een handige manier om frills te vermijden of om precies op tijd te komen.
Maybe you have a handy way to avoid frills or to arrive right on time.
13:37
Daar help je anderen mee.
That will help others.
13:39
Zullen we afronden?
Shall we wrap it up?
13:40
Ik denk dat we de belangrijkste dingen hebben.
I think we have the main points covered.
13:44
Op tijd plannen, juiste reden kiezen, documenten meenemen en rustig blijven.
Plan ahead, choose the right reason, bring documents, and stay calm.
13:50
En als je moet verzetten, doe dat zo snel mogelijk.
And if you need to reschedule, do it as soon as possible.
13:55
Ja, dat is M.
Yes, that's M.
13:57
Als dit je geholpen heeft, geef ons dan even één like.
If this helped you, give us a like.
14:01
En abonneer je, want we maken vaker dit soort praktische afleveringen.
And subscribe, because we’re making more practical episodes like this.
14:06
Dan mis je niets.
You won’t miss a thing.
14:07
Dank je wel voor het luisteren.
Thank you for listening.
14:11
Succes met je afspraak bij de IND.
Good luck with your appointment at the IND.
14:14
Je kunt dit echt, hoor.
You can really do this, you know.
14:16
En nou ja, tot de volgende keer.
And well, see you next time.
14:19
Doei.
Bye.
14:20
Doei.
Bye.
14:20
***
***
FAQ
How do I schedule an IND appointment?
Book your slot via the IND website or contact centre; plan ahead as popular locations can fill weeks in advance.
What documents should I bring to the IND appointment?
Bring your passport or ID, appointment confirmation, any application forms or supporting originals and copies relevant to your request.
When should I arrive for my IND appointment?
Arrive about 10 minutes before your scheduled time so you can check in and avoid delays.
What should I do if I’m sick on the day of the appointment?
Do not attend; cancel or reschedule the appointment through the IND as soon as possible and follow any health guidance.
What happens if I’m late for my IND appointment?
You risk losing your slot—IND staff may refuse late arrival and you’ll likely need to rebook.
More Dutch lessons
