vocabli
Lessons
DutchDutch at Work: B2 Listening, Speaking & Office VocabularyHow to raise concerns at work — phrases from Anita & Henk
Free lesson
Dutch · B215:53

How to raise concerns at work — phrases from Anita & Henk

Anita and Henk explain ik-boodschap, state concrete issues, prioritize tasks, and present supporting evidence to HR to raise workplace concerns clearly.

Published ·Updated

Use ik-boodschap like Anita and Henk: say specific incidents, keep issues concrete, prioritize what you need, and bring supporting evidence when raising concerns with HR.

Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Wist je dat veel mensen op werk hun zorg best vaag zeggen?
Did you know that many people at work express their concerns quite vaguely?
0:04
Ze zeggen dan, ik voel me niet fijn, en ja, dan stopt het.
They say, I don't feel good, and yeah, that's where it stops.
0:08
De manager snapt het niet en het probleem blijft, nou, gewoon liggen.
The manager doesn't understand, and the problem just stays there.
0:14
Ja, precies.
Yes, exactly.
0:16
Het grootste probleem is vaak niet de zorg zelf, maar hoe je het zegt.
The biggest issue is often not the concern itself, but how you express it.
0:21
Als je te vaag bent, krijg je ook vage antwoorden, toch?
If you're too vague, you get vague responses, right?
0:26
Hoi allemaal, leuk dat je luistert.
Hi everyone, nice to have you listening.
0:28
Ik ben Henk, en vandaag praten we over zorgen uitspreken op werk.
I'm Henk, and today we're talking about expressing concerns at work.
0:34
Hoe zeg je het duidelijk, maar ook vriendelijk?
How do you say it clearly, but also kindly?
0:38
Ik ben Anita, en we geven je vandaag simpele zinnen en kleine trucjes.
I'm Anita, and today we'll give you simple phrases and little tricks.
0:43
Niks moeilijks hoor, gewoon praktisch Nederlands.
Nothing difficult, just practical Dutch.
0:47
En we doen ook een kort rollenspel, lekker vroeg, zodat je het meteen hoort.
And we’ll also do a short role play, nice and early, so you hear it right away.
0:53
Waarom is dit belangrijk?
Why is this important?
0:55
Nou, als je duidelijk praat, krijg je sneller hulp of een oplossing.
Well, if you speak clearly, you’ll get help or a solution faster.
1:00
En je voelt jezelf ook rustiger, want je weet, ik heb het netjes gezegd.
And you’ll feel calmer too, because you know you expressed it well.
1:07
Oké, eerste tip, gebruik een ik-boodschap.
Okay, first tip, use an 'I' message.
1:11
Dat is, ik merk x, het effect is y, en mijn verzoek is z.
That is, I notice X, the effect is Y, and my request is Z.
1:16
Klinkt netjes, maar het is eigenlijk heel simpel.
Sounds neat, but it’s actually quite simple.
1:19
Top, ik begin.
Great, I’ll start.
1:34
Manager Henk, ik wil even iets delen.
Manager Henk, I want to share something.
1:39
Ik merk dat mijn takenlijst elke week groeit, en met die UI-tool erbij raak ik soms het overzicht kwijt.
I notice that my task list grows every week, and with that UI tool, I sometimes lose track.
1:47
Ja, dat klinkt pittig.
Yes, that sounds tough.
1:50
Wat heb je precies nodig dan?
What do you need exactly?
1:52
Ik zou graag één prioriteitenlijst per week willen, met duidelijk wat eerst moet.
I'd like one priority list per week, with a clear order of what needs to be done first.
1:57
En ik wil ook een kort trainingetje over die UI-tool, zodat ik het beter snap.
And I’d also like a short training on that UI tool, so I understand it better.
2:04
Zo kan ik efficiënter werken.
That way I can work more efficiently.
2:07
Kijk, dit is duidelijk.
Look, this is clear.
2:10
Je zegt wat je merkt, wat het effect is, en wat je wil.
You say what you notice, what the effect is, and what you want.
2:14
Geen aanval, geen vaaggevoel, gewoon helder.
No attack, no vagueness, just clarity.
2:18
En ik gaf ook meteen een kleine oplossing.
And I immediately gave a small solution.
2:22
Dat heet reframen, of ja, anders zeggen.
That’s called reframing, or, well, saying it differently.
2:25
Dit brengt niet alleen een probleem.
This doesn't just bring a problem.
2:27
Maar ook een voorstel.
But also a proposal.
2:30
Dat voelt voor de manager veel fijner.
That feels much nicer for the manager.
2:33
Precies.
Exactly.
2:35
Nog iets belangrijks.
One more important thing.
2:36
In Nederland zijn we best direct.
In the Netherlands, we’re quite direct.
2:39
Maar, eh, te direct kan ook botsen.
But, uh, being too direct can also clash.
2:42
Dus hou het vriendelijk, en zeg wat je wel wil.
So keep it friendly, and state what you do want.
2:46
Grote fout die ik vaak hoor.
A big mistake I often hear.
2:49
Mensen zeggen alleen ik ben ongemakkelijk.
People only say I feel uncomfortable.
2:52
Ja, wat bedoel je dan?
Yeah, what do you mean then?
2:54
Zeg liever, ik merk X, daardoor gebeurt I, en mijn voorstel is Z.
Rather say, I notice X, that leads to Y, and my proposal is Z.
3:00
Dan kan iemand echt helpen.
Then someone can really help.
3:04
En nog een fout.
And another mistake.
3:05
Denken dat heel eerlijk praten altijd goed valt.
Thinking that being very honest is always well-received.
3:07
Bij haar, zeg maar de personeelsafdeling, is toon en context heel belangrijk.
With her, let's say the HR department, tone and context are very important.
3:13
Wees eerlijk, maar kies je woorden rustig en concreet.
Be honest, but choose your words calmly and concretely.
3:17
Ja, en check even de cultuur van je team.
Yes, and check the culture of your team.
3:22
Sommige teams willen super direct.
Some teams want to be super direct.
3:25
Anderen houden van een zachte start.
Others love a gentle start.
3:27
Ik wil even iets bespreken.
I want to discuss something.
3:29
Mag dat?
Is that okay?
3:30
Dat kleine zinnetje helpt al veel.
That little phrase helps a lot.
3:32
Ja, ik ken dat verhaal.
Yes, I know that story.
3:49
Zo zie je, onderbouwing helpt.
See, justification helps.
4:10
Onderbouwing is gewoon bewijs of data die je meeneemt, zoals een rapport of voorbeelden.
Justification is simply evidence or data that you bring along, like a report or examples.
4:17
Dan is het niet alleen jouw gevoel, maar ook een feit.
Then it's not just your feeling, but also a fact.
4:21
Nog een mini-voorbeeldje, Henk.
Here’s another mini-example, Henk.
4:24
Stel jij bent bang dat UAI banen wegneemt.
Suppose you're afraid that AI will take jobs away.
4:28
Hoe zeg je dat zonder ruzie?
How do you say that without starting an argument?
4:30
Ik zou zeggen, ik maak me zorgen over UAI en onze taken.
I’d say, I’m concerned about AI and our tasks.
4:36
Ik wil graag weten hoe we onze skills blijven oefenen, zodat we niet afhankelijk worden.
I’d like to know how we can keep practicing our skills so we don’t become dependent.
4:42
Mijn voorstel, elke maand een uurtje trainen zonder tool en een lijst met wat we zelf blijven doen.
My suggestion is, train for an hour each month without a tool and make a list of what we’ll do ourselves.
4:48
Ja, dat is mooi neutraal.
Yes, that’s nice and neutral.
4:51
Je zegt niet, UAI is slecht.
You’re not saying, AI is bad.
4:54
Je zegt, ik wil zorgen dat onze skills blijven.
You’re saying, I want to ensure that our skills remain.
4:58
Zo zit je in de oplossingsstand en dat voelt, eh, veilig voor iedereen.
That way, you're in solution mode and that feels, uh, safe for everyone.
5:04
Even een praktisch rijtje zinnen, want dit helpt echt.
Here’s a practical list of phrases, because this really helps.
5:08
Begin met, ik merk dat, of ik zie dat, of ik hoor vaak dat.
Start with, I notice that, or I see that, or I often hear that.
5:15
Daarna, het effect is dat.
Then say, the effect is that.
5:18
En dan, mijn voorstel is.
And then, my suggestion is.
5:21
Simpel, toch?
Simple, right?
5:23
Zullen we een superkorte roleplay doen met feedback?
Shall we do a super short role-play with feedback?
5:26
Situatie, je krijgt kritiek in een teammeeting en je schrikt.
Situation: you receive criticism in a team meeting and you're shocked.
5:33
Jij bent medewerker, ik ben collega.
You’re the employee, I’m the colleague.
5:36
Oké, daar gaan we.
Okay, here we go.
5:39
Anita, ik schrok net een beetje van je feedback.
Anita, I was just a bit taken aback by your feedback.
5:43
Ik wil het goed begrijpen.
I want to understand it well.
5:44
Bedoel je dat mijn rapport te lang is, of dat de conclusie onduidelijk is?
Do you mean that my report is too long, or that the conclusion is unclear?
5:48
Als het om de conclusie gaat, maak ik die graag korter.
If it’s about the conclusion, I’d be happy to shorten it.
5:53
Helemaal goed.
Absolutely fine.
5:55
Je vroeg om verduidelijking, dus geen drama.
You asked for clarification, so no drama.
5:59
En je bood meteen een kleine oplossing.
And you immediately offered a small solution.
6:02
Zo voorkom je een botsing.
This way, you prevent a clash.
6:05
Trouwens, een ander echt verhaal.
By the way, another real story.
6:07
Iemand bij zijn eerste baan in Nederland nam kritiek heel persoonlijk.
Someone in their first job in the Netherlands took criticism very personally.
6:11
Er kwam een ongemakkelijke scène in de meeting.
An awkward scene unfolded in the meeting.
6:15
Later leerde die persoon eerste vragen.
Later, that person learned to ask questions first.
6:18
Wat bedoel je precies?
What exactly do you mean?
6:20
Dat scheelde zoveel spanning.
That relieved so much tension.
6:23
Oké, we zitten ongeveer halverwege, toch?
Okay, we’re about halfway, right?
6:27
Even testen.
Just testing.
6:29
Weet je nog wat een ik-boodschap is?
Do you remember what an "I-message" is?
6:32
Dat is, ik merk x, het effect is y en mijn verzoek is z.
That’s, I notice x, the effect is y, and my request is z.
6:36
Als jij dat nu in je hoofd kan zeggen, top.
If you can say that in your head now, great.
6:41
En nog een woordje, onderbouwing.
And one more word, justification.
6:45
Dat is bewijs, zoals data of voorbeelden.
That’s evidence, like data or examples.
6:49
Onthoud, gevoel plus, feit plus voorstel, dat is een sterke combi.
Remember, feeling plus fact plus request, that’s a strong combo.
6:54
Gaan we door met meer tips.
Let’s continue with more tips.
6:57
Tip 1, hou het klein en concreet.
Tip 1, keep it small and concrete.
7:01
Zeg niet, alles is slecht.
Don’t say, everything is bad.
7:03
Zeg, deze taak kost me elke dag een uur extra en ik mis daardoor klantmails.
Say, this task takes me an extra hour every day, and I miss client emails because of it.
7:11
Tip 2, tijd en plek.
Tip 2, time and place.
7:14
Vraag, heb je even 10 minuten voor een rustig gesprek?
Ask, do you have 10 minutes for a quiet conversation?
7:18
Zo voelt het niet als aanval.
That way, it doesn't feel like an attack.
7:21
En jij kan je punt netjes opbouwen.
And you can clearly build your case.
7:23
Tip 3, vertel een kort verhaaltje.
Tip 3, tell a short story.
7:27
Echt waar, storytelling werkt.
Seriously, storytelling works.
7:29
Zeg, vorige week gebeurde x, ik voelde y en het resultaat was z.
Say, last week x happened, I felt y, and the result was z.
7:36
Daarna je verzoek, kunnen we dit anders doen?
Then your request, can we do this differently?
7:40
Ja, mensen onthouden verhalen.
Yes, people remember stories.
7:44
Het maakt je punt menselijk.
It makes your point human.
7:46
E' komt over als iemand die meedenkt, niet als iemand die alleen klaagt.
It comes across as someone who thinks along, not just someone who complains.
7:50
Begin met erkenning.
Start with acknowledgment.
8:06
Ik hoor dat sommigen enthousiast zijn en anderen zich zorgen maken.
I hear that some are excited and others are worried.
8:11
Mijn doel is duidelijkheid.
My aim is clarity.
8:13
Kunnen we samen bepalen wat de tool doet en wat wij zelf blijven doen?
Can we together determine what the tool does and what we still handle ourselves?
8:18
Mijn voorstel, een proefperiode van 4 weken met duidelijke criteria.
My proposal, a trial period of 4 weeks with clear criteria.
8:24
Mooi.
Nice.
8:25
Niet zwart-wit, maar helder en stap voor stap.
Not black and white, but clear and step by step.
8:29
En je vraagt om criteria, dat is gewoon, hoe meten we of het werkt?
And you're asking for criteria, which is simply, how do we measure if it works?
8:34
Lekker concreet.
Quite concrete.
8:37
Zullen we een tweede kort rollenspel doen?
Shall we do a second short role play?
8:40
Dit keer met HR over mentale gezondheid.
This time with HR about mental health.
8:44
Jij bent medewerker, je wil een aanpassing in je rooster.
You are the employee, you want a change in your schedule.
8:49
Komt-ie.
Here it comes.
8:50
Ik merk dat de vroege maandagen voor mij zwaar zijn.
I've noticed that early Mondays are tough for me.
8:53
Ik slaap dan slecht en presteer minder.
I sleep poorly then and perform worse.
8:57
Het effect is dat ik fouten maak in de ochtend.
The effect is that I make mistakes in the morning.
9:00
Mijn verzoek is, kan ik op maandag om 10 uur starten en iets langer doorwerken?
My request is, can I start at 10 AM on Mondays and work a bit longer?
9:07
Als HR zou ik zeggen, dank voor je openheid.
As HR, I’d say, thank you for your openness.
9:11
Kun je een paar weken een logboekje bijhouden, zodat we het effect zien?
Can you keep a logbook for a few weeks so we can see the effect?
9:15
Als het werkt, maken we er een vaste afspraak van.
If it works, we’ll make it a permanent arrangement.
9:19
Kijk, dat is samenwerken.
See, that’s collaboration.
9:21
Belangrijk.
Important.
9:31
Sommige mensen vinden dat elke werkgever alles moet regelen.
Some people think every employer should handle everything.
9:36
Anderen zeggen, je moet je aanpassen.
Others say, you need to adapt.
9:39
Mijn tip, ga niet in de strijd.
My tip, don’t go into battle.
9:42
Zeg, dit heb ik nodig om goed te werken en ik ben bereid om mee te denken over de vorm.
Say, I need this to work well, and I’m willing to think along about how it looks.
9:46
Ja, en wees ook eerlijk over grenzen.
Yes, and also be honest about boundaries.
9:51
Je kan zeggen, ik kan dit wel, en dat niet.
You can say, I can do this, and not that.
9:55
Zo weet iedereen waar je aan toe is.
That way, everyone knows where you stand.
9:59
Duidelijkheid is respectvol, hoor.
Clarity is respectful, you know.
10:02
Zullen we nog wat handige zinnen geven?
Shall we share some handy phrases?
10:05
Zoals, ik wil het graag hebben over, heb je even tijd?
Like, I’d like to talk about, do you have time?
10:10
Of, mijn doel is niet om te klagen, maar om samen een oplossing te vinden.
Or, my aim isn’t to complain, but to find a solution together.
10:14
Of, wat is voor jou haalbaar deze week?
Or, what is feasible for you this week?
10:19
En als iemand je punt niet snapt, zeg dan, zal ik een voorbeeld geven.
And if someone doesn’t understand your point, say, shall I give an example?
10:24
Of, wat hoor jij in wat ik zeg?
Or, what do you hear in what I’m saying?
10:27
Dan check je of je boodschap aankomt.
Then check if your message is getting through.
10:31
Dat is super handig.
That's super handy.
10:34
Nog één valkuil, praten in watten.
One more pitfall, speaking in circles.
10:37
Dat is zoveel woorden, dat niemand weet wat je wil.
That’s so many words that no one knows what you want.
10:40
Dus hou de kern in één of twee zinnen.
So keep the core in one or two sentences.
10:44
Daarna kun je altijd extra uitleggen.
After that, you can always explain more.
10:48
Ja, ik doe dat zelf ook wel eens, haha.
Yeah, I do that sometimes too, haha.
10:52
Dan zeg ik nu hardop, kern eerst, details later.
So I’ll say it out loud now, core first, details later.
10:57
Dat helpt mij om, euh, op de rails te blijven.
That helps me to, uh, stay on track.
11:01
Praktische structuur, heel simpel.
Practical structure, very simple.
11:03
Situatie, effect, verzoek.
Situation, effect, request.
11:05
Dus, gisteren miste ik de deadline.
So, I missed the deadline yesterday.
11:09
Daardoor schaat dat de klantrelatie.
As a result, the client relationship suffers.
11:11
Mijn verzoek is een duidelijk schema met één verantwoordelijk persoon.
My request is a clear schedule with one responsible person.
11:15
Of bij tools.
Or about tools.
11:16
Sinds we de nieuwe website gebruiken, zoek ik langer naar documenten.
Since we started using the new website, I’ve been searching longer for documents.
11:21
Het effect is dat ik werk verlies.
The effect is that I’m losing work.
11:24
Mijn verzoek.
My request.
11:26
Een korte handleiding en een map met veel gebruikte links.
A short guide and a folder with frequently used links.
11:29
Even terug naar die salaris, Kees.
Back to that salary, Kees.
11:47
Want veel mensen vragen, wanneer breng je geld ter sprake?
Because many people ask, when do you bring up money?
11:52
Mijn tip.
My tip.
11:53
Na een goed moment, bijvoorbeeld na een afgerond project.
After a good moment, like after completing a project.
11:57
Zeg, ik heb dit en dit geleverd.
Say, I delivered this and that.
12:00
En volgens dit rapport hoort daar dit niveau bij.
And according to this report, this level is appropriate.
12:04
Kunnen we kijken naar een aanpassing?
Can we look at a modification?
12:06
Als het gesprek gespannen wordt, adem even.
If the conversation gets tense, take a breath.
12:24
Zeg, ik hoor dat dit lastig is, zullen we dit in twee delen doen.
Say, I hear this is tough, shall we split this into two parts?
12:29
Vandaag verkennen, morgen besluiten.
Explore today, decide tomorrow.
12:32
Dat haalt de druk eraf.
That takes the pressure off.
12:34
En als je zelf emotie voelt, zeg je eerlijk.
And if you feel emotion yourself, be honest.
12:38
Ik merk dat ik even emotioneel word.
I notice I’m getting a bit emotional.
12:41
Ik wil het goed zeggen.
I want to say it right.
12:43
Mag ik een minuutje?
Can I have a minute?
12:45
Dat is volwassen en duidelijk.
That’s mature and clear.
12:48
Nog een tip voor als iemand ja zegt, maar niks gebeurt.
One more tip for when someone says yes but nothing happens.
12:52
Zeg, fijn, zullen we afspreken wie wat doet en wanneer we evalueren.
Say, great, shall we agree on who does what and when we evaluate?
12:58
Dan staat het vast en hoef je niet te raden.
Then it’s set, and you don’t have to guess.
13:01
Ja, zet het daarna in een kort e-mail.
Yes, then put it in a short email.
13:04
Gewoon drie regels.
Just three lines.
13:07
Bedankt voor het gesprek.
Thanks for the conversation.
13:08
Dit is wat we hebben afgesproken.
This is what we agreed on.
13:10
Ik kijk ernaar uit.
I’m looking forward to it.
13:12
Klaar.
Done.
13:13
Oké, wat doen we als je manager nee zegt?
Okay, what do we do if your manager says no?
13:17
Je kan vragen, wat is wel mogelijk nu?
You can ask, what is possible now?
13:20
En, wat heb je van mij nodig om dit later te herzien?
And, what do you need from me to revise this later?
13:23
Zo hou je beweging in het gesprek.
This keeps the conversation moving.
13:28
En soms is nee gewoon nee.
And sometimes no just means no.
13:31
Dan kun je kiezen, laat ik het zo of ga ik ergens anders praten of zoek ik een nieuwe kans.
Then you can choose, do I leave it as is, or do I go talk elsewhere, or look for a new opportunity?
13:37
Maar je hebt het in elk geval netjes en duidelijk geprobeerd.
But you tried to be clear and concise, at least.
13:42
Samenvattend hoor ik drie dingen.
In summary, I’m hearing three things.
13:45
1. Begin met ik merk het effect is, mijn voorstel is.
1. Start with I've noticed the effect is, my suggestion is.
13:49
2. Geef onderbouwing met data of een voorbeeld.
2. Provide backing with data or an example.
13:54
3. Hou je toon rustig en stel vragen.
3. Keep your tone calm and ask questions.
13:59
Mag ik nog een mini-rolletje doen over prioriteiten?
Can I do a mini-role about priorities?
14:02
Jij bent manager, ik heb te veel taken.
You're the manager, I have too many tasks.
14:06
Ik ga kort en concreet.
I'll be brief and to the point.
14:09
Kom maar.
Go ahead.
14:10
Ik merk dat ik deze week zes taken heb met dezelfde deadline.
I notice I have six tasks this week with the same deadline.
14:15
Het effect is dat ik moet kiezen en kwaliteit verliest.
The effect is that I have to choose, and quality suffers.
14:19
Mijn voorstel, welke drie hebben nu prioriteit en welke kunnen naar volgende week?
My suggestion is, which three are a priority now and which can be moved to next week?
14:25
Ja, zo wil ik het als manager horen.
Yes, that's how I want to hear it as a manager.
14:28
Kort, helder en je vraagt om een keuze.
Short, clear, and you're asking for a choice.
14:32
Dat is samenwerken.
That's teamwork.
14:35
Oké, laatste tip.
Okay, last tip.
14:36
Check begrip.
Check for understanding.
14:38
Zeg aan het einde, ik vat het even samen, goed?
At the end, say, let me summarize, okay?
14:42
We doen A, jij doet B en we spreken over twee weken weer.
We’ll do A, you’ll do B, and we’ll talk again in two weeks.
14:47
Klopt dat?
Is that correct?
14:49
En als er onenigheid is over EAI of mentale steun, hou ik bij jouw behoefte.
And if there's disagreement about EAI or mental support, I'll keep your needs in mind.
14:54
Zeg, mijn doel is goed werk leveren.
Say, my goal is to deliver good work.
14:59
Dit helpt mij daarbij.
This helps me with that.
15:02
Zo maak je het veilig en duidelijk.
This way, you make it safe and clear.
15:05
Lieve luisteraar, engagement momentje.
Dear listener, a moment of engagement.
15:09
Welke zin ga jij gebruiken in je volgende gesprek?
Which phrase are you going to use in your next conversation?
15:13
Is het ik merk dat, of misschien mijn voorstel is?
Is it I notice that, or maybe my suggestion is?
15:15
Zet jouw zin in de comments, dan leren we van elkaar.
Share your phrase in the comments so we can learn from each other.
15:21
Ja, deel ook even of jij wel eens een verhaal of data gebruikte, zoals dat salarisrapport.
Yes, also share if you've ever used a story or data, like that salary report.
15:28
Wat werkte voor jou?
What worked for you?
15:30
Ik ben super benieuwd.
I'm really curious.
15:33
We zijn er.
We're there.
15:34
Als dit je helpte, geef dan één like en abonneer je gezellig.
If this helped you, give a like and subscribe.
15:39
Zo mis je geen praktische Nederlandse praattips meer.
This way, you won’t miss any practical Dutch conversation tips.
15:43
Dank je wel voor het luisteren.
Thank you for listening.
15:45
Oefen één zin vandaag, echt doen hoor.
Practice one sentence today, really do it.
15:49
En dan zeggen wij, tot de volgende keer.
And then we say, see you next time.

FAQ

What is an ik-boodschap and how do I use it?

An ik-boodschap frames your experience: state what you observe, how it affects you or the team, and what you want to change (e.g., "Ik merk dat..., daardoor..., ik zou graag...").

How specific should I be when describing workplace issues?

Be specific: give dates, times, concrete actions or incidents, and observable behaviour instead of labels or assumptions.

How do I decide which concerns to raise with HR first?

Prioritize by impact and urgency — address safety, repeated problems, or issues that harm productivity; focus on top requests and outcomes.

What kinds of evidence should I bring to HR?

Bring emails, timestamps, screenshots, documented incidents, logs and witness names to support timelines and factual claims.

How can I present concerns constructively?

Stick to facts, avoid blaming language, suggest possible solutions or compromises, and state the outcome you want to achieve.