LessonsDutchDutch Finances for A2 Learners: Listening & PracticeAsk your boss for a day off - Henk & Anita role-play
Free lessonDutch · A29:47
Ask your boss for a day off - Henk & Anita role-play
Henk and Anita role-play telling a boss you need a day off, covering reasons, timing, and polite phrasing to request leave, including sample sentences.
Published ·Updated
Explain the reason, propose the date and how your work will be covered, and use polite phrasing: state the request, offer a handover, and suggest alternatives if needed.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Hoi allemaal! Nou, kop koffie erbij en we gaan weer kletsen.
Hi everyone! Well, grab a cup of coffee and let’s chat again.
0:05
Vandaag hebben we het over een dag vrijnemen en...
Today we’re talking about taking a day off and…
0:08
hoe je dat met je baas bespreekt.
how to discuss that with your boss.
0:11
Ja, precies, want dat is soms best spannend, weet je?
Yeah, exactly, because that can be pretty nerve-wracking, you know?
0:14
Je wilt eerlijk zijn, maar je wilt ook niet dat je baas boos kijkt.
You want to be honest, but you also don’t want your boss to look angry.
0:18
Hoe doe jij dat meestal, Henk?
How do you usually handle that, Henk?
0:20
Nou, hoe zal ik het zeggen? Ik bel meestal.
Well, how should I put it? I usually call.
0:24
Ik stuur niet alleen een appje, want dat kan makkelijk misgaan.
I don’t just send a text, because that can easily go wrong.
0:27
Ik zeg dan, ik wil vrijdag vrijnemen.
I say, I want to take Friday off.
0:30
Ik heb een afspraak en ik zorg dat mijn werk af is.
I have an appointment and I make sure my work is done.
0:34
O ja? Ik mail vaak en dan vraag ik meteen om een bevestiging.
Oh yeah? I often email and ask for a confirmation right away.
0:39
Dat is handig, want dan heb je het zwart op wit.
That’s handy, because then you have it in writing.
0:42
En als het kan, plan ik het ruim van tevoren.
And if possible, I schedule it well in advance.
0:45
Ja, plannen helpt!
Yeah, planning helps!
0:47
Laatst had ik de tandarts op een dinsdagmiddag, dus ik vroeg een halve dag vrij.
Recently, I had a dentist appointment on a Tuesday afternoon, so I asked for half a day off.
0:52
Ik zei erbij wie mijn werk kon overnemen.
I mentioned who could cover my work.
0:54
Dat vond mijn baas fijn, want dan is er geen stress.
My boss appreciated that, because then there’s no stress.
0:58
Slim! Maar soms lukt plannen niet, hè?
Smart! But sometimes planning doesn’t work out, right?
1:01
Ik had een keer een baas die alles wilde weten, echt micromanagement.
I once had a boss who wanted to know everything, really micromanaging.
1:05
Hij vroeg, hoe laat, met wie, waarom zo lang, zeg maar elk detail.
He asked what time, with whom, why so long, basically every detail.
1:10
Echt waar? Dat is vermoeiend.
Really? That’s exhausting.
1:12
Je wilt wel open zijn, maar je hebt ook je privacy.
You want to be open, but you also have your privacy.
1:16
Je hoeft niet alles te vertellen als je het maar duidelijk houdt.
You don’t have to share everything as long as you keep it clear.
1:18
Zeker, die FaceTime-druk, ja.
Absolutely, that FaceTime pressure, yeah.
1:35
Ja, alsof je minder betrokken bent als je vrijneemt.
Yeah, as if you’re less engaged when you take time off.
1:38
Maar, nou ja, vrij is vrij.
But, well, time off is time off.
1:41
Als je dagen hebt, dan mag je die gebruiken, punt.
If you have days, you can use them, period.
1:45
Hm, interessant.
Hm, interesting.
1:47
En soms is er ook miscommunicatie.
And sometimes there’s miscommunication too.
1:49
Een collega van mij dacht dat ze 24 uur betaald kreeg,
One of my colleagues thought she was getting paid for 24 hours,
1:53
maar kreeg minder uren in het rooster.
but she got fewer hours on the schedule.
1:55
Dat gaf gedoe over vrijnemen en loon.
That caused some trouble over taking time off and wages.
1:58
Ja, contracten kunnen vaag zijn.
Yeah, contracts can be vague.
2:01
Je hebt soms zo'n min-maxcontract,
Sometimes you have a min-max contract,
2:03
dat is een contract met een minimum en een maximum aantal uren.
which is a contract with a minimum and maximum number of hours.
2:07
Belangrijk om je contract te lezen en je rechten te kennen.
It’s important to read your contract and know your rights.
2:11
Dat helpt echt als je vrij vraagt.
That really helps when you request time off.
2:13
Weet je wat ook helpt?
You know what else helps?
2:14
Alles documenteren.
Documenting everything.
2:16
Dus stuur een mail, bewaar je bericht, noteer datum en tijd.
So send an email, keep your message, note the date and time.
2:20
Als er later gedoe is, kun je laten zien wat je hebt gevraagd.
If there’s trouble later, you can show what you asked for.
2:24
Ja, en als je baas raar doet of...
Yeah, and if your boss acts weird or…
2:27
Eh, onredelijk is, dan kun je naar HR.
Uh, is unreasonable, then you can go to HR.
2:31
HR is personeelszaken, zeg maar de afdeling die met mensen en regels helpt.
HR is human resources, basically the department that helps with people and rules.
2:36
Zij kunnen uitleggen wat mag en wat niet.
They can explain what’s allowed and what isn’t.
2:39
Oh ja, rouwverlof bijvoorbeeld.
Oh yeah, bereavement leave for example.
2:41
Dat is vrij als iemand in je familie overlijdt.
That’s time off when someone in your family passes away.
2:44
Ik las online een bizar verhaal.
I read a bizarre story online.
2:46
Iemand zei dat zijn vader dood was om vrij te krijgen,
Someone said his father died to get time off,
2:50
maar die vader leefde gewoon.
but that father was actually alive.
2:52
De baas kwam erachter en het vertrouwen was weg.
The boss found out and trust was gone.
2:54
Jeetje, ja, dat is echt niet oké.
Wow, yeah, that's really not okay.
2:58
Als je liegt, gaat het terugkomen, hè?
If you lie, it's going to come back on you, right?
3:00
Dan krijg je problemen met je contract en met je naam op werk.
Then you'll have problems with your contract and your name at work.
3:04
Eerlijk zijn is gewoon makkelijker op de lange termijn.
Being honest is just easier in the long run.
3:07
Klopt.
That's right.
3:08
En soms ben je bang voor raak, weet je wel, van die kleine straffen.
And sometimes you're scared of small consequences, you know, like little punishments.
3:12
Minder uren of je wordt van een project gehaald.
Fewer hours or you'll be taken off a project.
3:15
Dan denk je, had ik maar niks gevraagd.
Then you think, I wish I hadn't asked for anything.
3:18
Zal ik even een voorbeeldzin geven?
Should I give an example sentence?
3:33
Iets simpels op ATWE-niveau.
Something simple at an ATWE level.
3:37
Zoiets als...
Like something...
3:38
Hoi!
Hi!
3:39
Ik wil graag donderdag vrijnemen.
I'd like to take Thursday off.
3:41
Ik heb nog dagen staan.
I still have days left.
3:43
Ik rond mijn taken woensdag af.
I'll finish my tasks by Wednesday.
3:45
Graag je akkoord.
Please confirm.
3:46
Dat is duidelijk en vriendelijk.
That's clear and friendly.
3:49
Mooi!
Nice!
3:50
En als het een afspraak is, kun je zeggen...
And if it's an appointment, you can say...
3:52
Ik heb een medische afspraak.
I have a medical appointment.
3:54
Je hoeft niet uit te leggen wat precies.
You don’t have to explain what exactly.
3:56
Privacy mag.
Privacy is allowed.
3:57
Zeg er wel bij hoe je je werk overdraagt.
Just mention how you'll hand off your work.
3:59
Ja, en als het plotseling is, zoals een familienieuws, dan kun je zeggen...
Yeah, and if it's sudden, like family news, you can say...
4:06
Er is een noodsituatie in mijn familie.
There's an emergency in my family.
4:08
Ik moet vandaag weg.
I have to leave today.
4:10
Ik laat later meer weten.
I'll let you know more later.
4:12
Dat is calamiteitenverlof.
That's emergency leave.
4:13
Dat is vrij bij iets heftigs.
That's time off for something serious.
4:16
Ik leg dat dan kort uit aan de telefoon.
I'll briefly explain that over the phone.
4:18
En daarna stuur ik een bevestiging per mail.
And then I’ll send a confirmation email.
4:20
Dan is het helder.
Then it's clear.
4:22
En ik zet in mijn agenda, vrij, en wie mijn mails opvangt.
And I’ll note it in my calendar, off, and who will cover my emails.
4:26
Dat geeft rust voor iedereen.
That provides peace of mind for everyone.
4:27
Weet je, ik heb ook gewerkt bij McDonald's toen ik jong was.
You know, I also worked at McDonald's when I was young.
4:31
Haha, daar was het rooster elke week anders.
Haha, the schedule changed every week there.
4:34
Soms wilde ik ruilen voor een feestje.
Sometimes I wanted to swap for a party.
4:36
En dan zei ik vroeg, wie kan mijn shift pakken?
And I'd ask early, who can take my shift?
4:39
Dat werkte meestal prima.
That usually worked out fine.
4:41
Haha, herkenbaar.
Haha, I can relate.
4:43
Ik had ooit een manager die dan ineens zei...
I once had a manager who suddenly said...
4:46
Nee, kan niet.
No, can't do it.
4:47
En een uur later regelde een collega het toch.
And an hour later, a colleague arranged it anyway.
4:50
Moraal, vroeg vragen en zelf met een oplossing komen.
Moral of the story, ask early and come up with a solution yourself.
4:54
Dan zegt je baas sneller ja.
Then your boss is quicker to say yes.
4:57
Soms is er echt een toxische sfeer, hè?
Sometimes there really is a toxic atmosphere, right?
5:00
Je welzijn telt dan niet.
Your well-being doesn't count then.
5:02
Dan merk je, ik slaap slecht, ik ben gestrest, alleen maar vanwege vrij vragen.
Then you notice, I’m sleeping poorly, I'm stressed, just because of asking for time off.
5:07
Dan moet je, nou ja, je grenzen bewaken.
Then you have to, well, set your boundaries.
5:10
Ja, precies.
Yes, exactly.
5:12
Een mentale dag vrij kan ook nodig zijn.
A mental health day off can be necessary too.
5:14
Je kunt gewoon zeggen, ik neem een vrije dag voor mezelf.
You can just say, I'm taking a day off for myself.
5:18
In Nederland heb je recht op vakantiedagen.
In the Netherlands, you're entitled to vacation days.
5:21
Dat is gewoon in je contract en ook in de cao.
It's simply in your contract and also in the collective labor agreement.
5:23
Dat zijn de afspraken van je sector.
Those are the agreements of your sector.
5:26
Oh ja, de cao.
Oh yes, the collective labor agreement.
5:28
En als je dat lastig vindt, vraag het aan HR of een collega die het snapt.
And if you find it tricky, ask HR or a colleague who gets it.
5:33
Of kijk op intranet, daar staat vaak hoe je vrij aanvraagt.
Or check the intranet; it often shows how to request time off.
5:37
Het systeem is soms onduidelijk, dus vraag gerust om hulp.
The system can sometimes be unclear, so feel free to ask for help.
5:41
Even een rollenspelletje.
Let's do a little role play.
5:43
Jij bent de baas, ik ben Henk die vrij wil.
You're the boss; I'm Henk who wants time off.
5:47
Ik zeg, hoi, heb je even?
I say, hi, do you have a moment?
5:50
Ik wil graag volgende week vrijdag vrij.
I'd like to take next Friday off.
5:53
Ik heb nog dagen staan en ik lever donderdag het rapport in.
I still have days left, and I'm submitting the report on Thursday.
5:57
Past dat?
Does that work?
5:59
Oké, dan zeg ik als baas, dank je dat je het op tijd zegt.
Okay, then I say as the boss, thank you for letting me know in advance.
6:03
Wie vangt je mails op?
Who will catch your emails?
6:05
En dan vraag ik nog, kun je je uren in het systeem zetten?
And then I ask, can you put your hours in the system?
6:09
Lekker praktisch.
Nice and practical.
6:10
En dan zeg ik, ja, Piet pakt mijn mails en ik zet zo in het systeem.
And then I say, yes, Piet will handle my emails and I'll update the system soon.
6:16
Ik stuur je ook een korte mail ter bevestiging.
I'll also send you a short confirmation email.
6:19
Dan is iedereen blij, simpel en duidelijk.
Then everyone is happy, simple and clear.
6:23
Maar wat als de baas nee zegt, terwijl je gewoon recht op vrij hebt?
But what if the boss says no, while you're entitled to time off?
6:27
Dan zeg je rustig, kun je uitleggen waarom?
Then you calmly say, can you explain why?
6:30
Ik heb nog dagen.
I still have days left.
6:32
En daarna, zullen we HR erbij vragen, zodat we het goed doen?
And afterwards, shall we involve HR so we do it right?
6:36
Vriendelijk, maar stevig.
Polite, but firm.
6:39
Precies.
Exactly.
6:40
En als je bang bent voor, eh, raak, schrijf op wat er gebeurt.
And if you're afraid of, uh, repercussions, write down what happens.
6:44
Noteer, datum, wat is gezegd, wie was erbij.
Note the date, what was said, who was present.
6:48
Dat klinkt zwaar, maar het helpt als het moet.
It sounds heavy, but it helps if needed.
6:52
Je beschermt jezelf.
You're protecting yourself.
6:53
Nog zo'n praktische tip.
Here's another practical tip.
6:55
Zet in je afwezigheidsmelding dat je vrij bent, met wie er te bereiken is.
State in your out-of-office message that you're off and who can be reached.
6:59
Korte zin, klaar.
Short sentence, done.
7:01
Dan krijg je minder telefoontjes op je vrije dag.
Then you'll get fewer calls on your day off.
7:03
En echt, als je vrij bent, ben je vrij.
And really, when you're off, you're off.
7:07
Ja.
Yes.
7:08
Laat die laptop dicht, zeg maar.
Just keep that laptop closed, you know.
7:10
En als het echt niet kan, omdat je werk draait, maak dan duidelijke afspraken.
And if it really can’t wait because work is ongoing, make clear agreements.
7:14
We hadden het net over vertrouwen.
We were just talking about trust.
7:22
Dat bouw je op door eerlijk te zijn en je afspraken na te komen.
You build that by being honest and keeping your agreements.
7:26
Als je zegt, ik lever woensdag, lever dan woensdag, dan is vrij vragen donderdag geen probleem.
If you say, I'll deliver on Wednesday, then deliver on Wednesday; asking for time off on Thursday won't be a problem.
7:33
En als je nog weinig dagen hebt, kun je ook een halve dag nemen of ruilen met iemand.
And if you have few days left, you can also take a half-day or swap with someone.
7:39
Soms kan onbetaald vrij ook, als je baas akkoord is.
Sometimes unpaid leave is possible too, if your boss agrees.
7:43
Vraag het gewoon, netjes en op tijd.
Just ask, politely and in time.
7:47
Ja, en zeg niet te veel, maar ook niet te weinig.
Yes, and don't say too much, but also not too little.
7:51
Ik heb een afspraak.
I have an appointment.
7:52
Ik regel mijn werk.
I’ll take care of my work.
7:53
Kan ik vrij nemen?
Can I take a day off?
7:55
Dat is genoeg.
That’s enough.
7:56
Je hoeft niet je hele leven te delen met je baas.
You don’t have to share your whole life with your boss.
7:59
Nog even over miscommunicatie.
A bit more about miscommunication.
8:01
Soms denkt de baas.
Sometimes the boss thinks.
8:03
Hij is minder gemotiveerd, want hij neemt vrij.
He’s less motivated because he’s taking time off.
8:06
Dat is onzin, natuurlijk.
That’s nonsense, of course.
8:08
Werk en rust horen bij elkaar.
Work and rest go hand in hand.
8:11
Als je oplaadt, werk je daarna beter.
When you recharge, you work better afterwards.
8:14
Oh, en check je saldo.
Oh, and check your balance.
8:16
Hoeveel uren of dagen heb je nog?
How many hours or days do you have left?
8:18
Vraag het aan HR als je het niet weet.
Ask HR if you’re not sure.
8:20
Zo kom je niet in de knoop met te weinig dagen.
That way you won’t get stuck with too few days.
8:23
En kijk vooruit naar drukke periodes.
And look ahead to busy periods.
8:26
In sommige weken is vrij lastig.
Taking time off can be tricky some weeks.
8:29
Bijvoorbeeld tijdens een grote deadline.
Like during a big deadline.
8:30
Als je dan toch vrij wilt, leg dan extra goed uit hoe je het oplost.
If you want to take time off then, explain well how you’ll handle things.
8:36
Dat helpt echt.
That really helps.
8:37
Ik wil nog één ding zeggen over grenzen.
I want to say one more thing about boundaries.
8:40
Als je steeds ja zegt en nooit vrijneemt, brand je op.
If you keep saying yes and never take time off, you’ll burn out.
8:45
Neem dus af en toe een dag, ook als alles oké lijkt.
So take a day off now and then, even if everything seems fine.
8:48
Je hoofd wordt er rustiger van.
It’ll help you feel calmer.
8:51
Ja, precies.
Yes, exactly.
8:52
En je wordt er niet minder professioneel van.
And it won’t make you any less professional.
8:54
Eerder beter.
Quite the opposite.
8:56
Nou, ik denk dat we zo een mooi rijtje tips hebben, hè?
Well, I think we have a nice list of tips now, right?
9:00
Zeker weten.
Absolutely.
9:01
Zullen we het samenvatten?
Shall we summarize?
9:03
Plan vooruit, communiceer duidelijk, wees eerlijk, documenteer alles en weet je rechten.
Plan ahead, communicate clearly, be honest, document everything, and know your rights.
9:08
En als het misgaat, betrek HR en blijf rustig.
And if things go wrong, involve HR and stay calm.
9:12
Mooi gezegd.
Well said.
9:13
En nog even voor de taal.
And just for the terminology.
9:15
HR is personeelszaken, cao is de afspraak van je sector en calamiteitenverlof is vrij bij een noodsituatie.
HR means Human Resources, a collective agreement is your sector's deal, and emergency leave is time off in a crisis.
9:23
Dat zijn handige woorden om te kennen op werk.
Those are handy words to know at work.
9:25
Nou, lieve luisteraars, bedankt voor het luisteren.
Well, dear listeners, thank you for tuning in.
9:29
Neem die dag vrij als je hem nodig hebt en praat er open over.
Take that day off if you need it and talk about it openly.
9:33
En vergeet je koffie niet, haha.
And don’t forget your coffee, haha.
9:35
Tot de volgende keer.
Until next time.
9:36
Tot de volgende.
See you next time.
9:37
Tot de volgende keer.
Until the next time.
FAQ
What reasons should I give for a day off?
Give a brief, honest reason—medical appointment, family matter, or urgent errand—and focus on the date and how your tasks will be handled.
How can I phrase the request politely?
State the date, give a short reason, and add that you'll ensure your duties are covered or hand over tasks before you go.
When is the best time to ask for a day off?
Ask as early as possible, avoid peak deadlines or team events, and propose a coverage plan to make approval easier.
What should I do if my boss says no?
Offer alternatives: a different date, a partial day, swapping shifts, or outline how your work can be managed without you.
More Dutch lessons
