LessonsDutchEveryday Dutch Conversations - A2 Listening & SpeakingBook or Reschedule a Hospital Appointment — Anita & Henk
Free lessonDutch · A29:59
Book or Reschedule a Hospital Appointment — Anita & Henk
Phone phrases, online scheduling steps and common mistakes for booking or rescheduling hospital appointments in the Netherlands with Anita & Henk.
Published ·Updated
How to call, schedule, or reschedule a hospital appointment in the Netherlands: sample phone phrases, online steps, and common mistakes Anita & Henk highlight.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Wist je dat er in Nederland elk jaar ongeveer 800.000 mensen niet komen opdagen voor hun ziekenhuisafspraak?
Did you know that in the Netherlands, about 800,000 people a year miss their hospital appointments?
0:06
Dat is echt bizar veel, hè?
That's really an astonishing number, right?
0:08
En ja, dat kost het ziekenhuis heel veel geld en tijd ook.
And yes, it costs the hospital a lot of money and time too.
0:11
Ja, dat hoorde ik ook.
Yes, I heard that too.
0:13
En het gekke is, veel mensen denken dat het geen probleem is als je niet gaat.
And what's strange is, many people think it's no big deal if they don't go.
0:17
Maar er wachten dan gewoon andere mensen langer en dat is toch zonde?
But then others have to wait longer, and that's just a shame, isn't it?
0:21
Precies. Het grootste probleem is misschien niet eens het vergeten, maar dat mensen niet even bellen om te verzetten.
Exactly. The biggest problem might not even be forgetting, but that people don’t just call to reschedule.
0:26
Terwijl dat eigenlijk best makkelijk is met een telefoontje of een appje.
While that's actually pretty easy with a call or a message.
0:31
Hé, voordat we te ver gaan, even hallo zeggen toch?
Hey, before we go too far, let's say hello, right?
0:34
Leuk dat je luistert. We drinken koffie en we gaan vandaag gewoon stap voor stap door hoe je een ziekenhuisafspraak boekt zonder gedoe.
Great to have you listening. We're having coffee and today we'll walk through how to book a hospital appointment without hassle.
0:41
Ja, welkom allemaal. Ik ben Henk en ik heb dit dus laatst nog gedaan voor een controle.
Yes, welcome everyone. I’m Henk and I recently did this for a check-up.
0:46
En ik dacht, dit kan echt simpeler, hoor. Dus laten we het er gezellig over hebben.
And I thought, this can really be simpler, you know. So let's chat about it.
0:51
Ik ben Anita. En hé, eerlijk, ik vond dit vroeger spannend.
I'm Anita. And hey, honestly, I used to find this scary.
0:55
Die bel je, wat zeg je? En wat moet je meenemen? Nou, daar gaan we je vandaag bij helpen.
You call them, what do you say? And what do you need to bring? Well, we’ll help you with that today.
1:01
Allereerst, wanneer bel je het ziekenhuis en wanneer je huisarts.
First of all, when do you call the hospital and when your GP?
1:05
Voor een eerste stap ga je vaak naar de huisarts.
For a first step, you often go to your GP.
1:08
Die geeft dan een verwijsbrief. Dat is een brief waarin staat waarom je naar het ziekenhuis moet.
They give a referral letter. This is a letter stating why you need to go to the hospital.
1:12
Zonder zo'n brief kan het soms niet.
Without such a letter, it can be tricky sometimes.
1:13
Ja. En als je de verwijsbrief hebt, dan kun je de poli bellen. De poli is zeg maar de afdeling in het ziekenhuis, zoals de polikliniek oogheelkunde of de poli orthopedie.
Yes. And once you have the referral letter, you can call the outpatient clinic. The outpatient clinic is the department in the hospital, like ophthalmology or orthopedics.
1:24
Je kunt vaak ook via een patiëntenportaal of een app een afspraak maken.
You can often also make an appointment through a patient portal or an app.
1:29
Bellen is nog steeds heel normaal. Dan zeg je gewoon, goedemorgen, ik wil graag een afspraak maken met de poli.
Calling is still very normal. You just say, good morning, I’d like to make an appointment with the outpatient clinic.
1:36
En dan noem je de afdeling. Ze vragen meestal je naam en geboortedatum. En soms je patiëntnummer als je dat al hebt.
And then you mention the department. They usually ask for your name and date of birth, and sometimes your patient number if you have one.
1:43
En neem je agenda erbij, hè? Zeg ook wanneer je wel en niet kunt.
And bring your calendar, okay? Also say when you can and can’t come.
1:47
Bijvoorbeeld, ik kan op maandag en woensdag, het liefst in de ochtend. Dat helpt echt. Anders krijg je drie keer heen en weer gepland.
For example, I can do Monday and Wednesday, preferably in the morning. That really helps. Otherwise, you end up rescheduling three times.
1:55
Ik moet denken aan een verhaal dat ik las. Iemand kwam op de verkeerde dag opdagen.
I remember a story I read. Someone showed up on the wrong day.
1:59
Echt zo'n leeg wachtkamermoment, haha. Maar er was toevallig een arts vrij en die gaf meteen een tip die haar leven veranderde.
Really one of those empty waiting room moments, haha. But coincidentally, there was a doctor free who immediately gave her a tip that changed her life.
2:07
Moraal, blijf aardig en vraag gewoon wat er mogelijk is.
Moral of the story, be nice and just ask what’s possible.
2:10
Haha ja, zo kan het dus ook goed aflopen. Maar beter is natuurlijk even checken.
Haha, yes, so it can end well too. But it's better to check first.
2:16
Stuur een berichtje of kijk in de app. Staat de datum goed? En welke tijd? Dan sta je niet voor niets bij de balie.
Send a message or check the app. Is the date correct? And what time? That way you won't be wasted at the desk.
2:22
Veel ziekenhuizen sturen tegenwoordig een sms. Dat is superhandig.
Many hospitals now send a text message. That's super handy.
2:26
Je krijgt dan zoiets als, uw afspraak is op 15 maart om half drie 's middags.
You then receive something like, your appointment is on March 15th at 2:30 PM.
2:32
Dat soort herinneringen scheelt echt zoveel no-shows.
Those kinds of reminders really reduce no-shows.
2:35
Klopt. Soms moet je eerst toestemming geven voor sms’jes. Zeg dat gewoon even bij de balie of zet meldingen aan in de app.
That's right. Sometimes you first have to give permission for texts. Just mention that at the desk or enable notifications in the app.
2:43
En ja, check ook je voicemail, want ze bellen je soms als er iets wijzigt.
And yes, also check your voicemail because they sometimes call you if something changes.
2:48
Nog iets belangrijks? Vraag of je je moet voorbereiden.
Is there anything else important? Ask if you need to prepare.
2:51
Soms moet je nuchter komen. Dat betekent dat je niet mag eten of drinken.
Sometimes you need to come fasting. That means you can't eat or drink.
2:55
Of je mag geen sieraden dragen. Of je moet losse kleding aan voor een foto of echo.
Or you may not wear jewelry. Or you need to wear loose clothing for a scan or ultrasound.
3:00
En neem altijd een medicatielijst mee. Dat is een lijst met de medicijnen die je gebruikt.
And always bring a list of your medications. That’s a list of the medicines you use.
3:06
Je kunt die vragen bij je apotheek. Of je schrijft het zelf even op.
You can ask for that at your pharmacy. Or just write it down yourself.
3:10
Heel handig, want de arts wil dat bijna altijd weten.
Very handy because the doctor usually wants to know that.
3:13
Weet je wat mensen vaak vergeten? Kosten bespreken.
Do you know what people often forget? Discussing costs.
3:18
Vraag van tevoren of er extra kosten zijn, zoals een bloedtest of een foto.
Ask in advance if there are extra costs, like a blood test or an x-ray.
3:22
Het is niet leuk om een rekening te krijgen waar je niks van wist. Gewoon even checken scheelt gedoe.
It’s not fun to receive a bill you knew nothing about. Just checking saves trouble.
3:27
Ja, en wees duidelijk. Is dit een controle of heb je nieuwe klachten?
Yes, and be clear. Is this a check-up or do you have new complaints?
3:31
Soms is het dan een andere soort afspraak. En dat kan ook andere kosten met zich meebrengen.
Sometimes it's a different kind of appointment, which can also lead to different costs.
3:36
De balie-medewerker helpt je als je gewoon rustig uitlegt wat je nodig hebt.
The desk staff will help you if you calmly explain what you need.
3:40
En mensen denken vaak, als ik niet kom, ach, dat maakt toch niet uit.
And people often think, if I don't show up, oh, it doesn’t matter.
3:45
Nou, dat maakt dus wel uit. Soms betaal je een no-show-bedrag, bijvoorbeeld 50 euro.
Well, it actually does matter. Sometimes you pay a no-show fee, like 50 euros.
3:50
En iemand anders kon dan niet op jouw tijd, dus de wachttijd blijft langer.
And someone else couldn't take your time, so the wait time stays longer.
3:54
Er is ook discussie hierover, hè? Ziekenhuizen zeggen, no-shows kosten veel geld en tijd.
There’s also a debate about this, right? Hospitals say that no-shows cost a lot of money and time.
3:59
Andere mensen zeggen, ja, maar de wachttijden zijn lang en herinneringen zijn soms slecht geregeld.
Other people say, yes, but the waiting times are long and appointments can be poorly organized sometimes.
4:05
Ja, het is een lastig onderwerp, vind ik.
Yes, it’s a tricky subject, I think.
4:07
Ja, ik snap beide kanten wel. Maar wat jij wel kunt doen, zet het direct in je agenda.
Yes, I get both sides. But what you can do is put it directly in your calendar.
4:12
Zet een alarm en bevestig de afspraak. En als het niet lukt, bel zo snel mogelijk om te verzetten.
Set an alarm and confirm the appointment. And if it doesn't work out, call as soon as possible to reschedule.
4:18
Dat is eigenlijk gewoon netjes voor iedereen.
That’s just polite to everyone.
4:20
Oké, even een simpel stappenplan.
Okay, let’s go over a simple step-by-step guide.
4:23
1. Check of je een verwijsbrief nodig hebt.
1. Check if you need a referral letter.
4:25
2. Bel de poli of gebruik het patiëntenportaal.
2. Call the clinic or use the patient portal.
4:28
3. Vraag naar voorbereiding en eventuele kosten.
3. Ask about preparation and any costs.
4:31
4. Bevestig en zet het in je agenda.
4. Confirm and add it to your calendar.
4:33
Over die verwijsbrief nog even, die krijg je meestal van de huisarts.
About that referral letter, you usually get it from your GP.
4:38
Dat is om duidelijk te maken waarom je naar het ziekenhuis gaat.
It's to clarify why you're going to the hospital.
4:41
Soms gaat die brief digitaal naar het ziekenhuis.
Sometimes that letter is sent digitally to the hospital.
4:44
Toch is het slim om zelf te vragen of ze hem hebben ontvangen.
Still, it’s smart to check if they’ve received it.
4:47
En soms kun je met een verwijsbrief heel snel terecht.
And sometimes with a referral letter, you can get an appointment really quickly.
4:50
Bijvoorbeeld voor een foto.
For example, for a scan.
4:52
Als je geluk hebt zelfs dezelfde week.
If you're lucky, even the same week.
4:54
Maar hè, dat verschilt per ziekenhuis en per afdeling, hoor.
But hey, that varies by hospital and department, you know.
4:57
Oh ja, en let op hoe je je klacht uitlegt.
Oh yes, and pay attention to how you explain your issue.
5:01
Iemand vertelde dat ze aan de telefoon iets anders zei dan ze bedoelde.
Someone mentioned they said something different over the phone than they meant.
5:05
En toen stond ze ingepland bij de verkeerde afdeling.
And then they were scheduled in the wrong department.
5:08
Oei, dat is pijnlijk.
Ouch, that’s painful.
5:09
Dus praat rustig en herhaal even wat je wilt.
So speak calmly and briefly repeat what you want.
5:11
Andere tip.
Another tip.
5:12
Schrijf voor het bellen drie kernwoorden op.
Write down three key words before calling.
5:15
Bijvoorbeeld kniepijn.
For example, knee pain.
5:16
Sinds twee weken traplopen moeilijk.
It's hard to walk up stairs for two weeks.
5:18
Dan raak je niet in de war.
That way, you won't get confused.
5:20
En als je het spannend vindt, oefen even hard op wat je gaat zeggen.
And if you find it nerve-wracking, practice what you’re going to say.
5:23
Zal ik een voorbeeldzinnetje doen?
Should I give an example sentence?
5:25
Goedemiddag.
Good afternoon.
5:26
U spreekt met Henk Janssen.
You’re speaking with Henk Janssen.
5:27
Ik wil graag een afspraak maken bij de polikliniek dermatologie.
I’d like to make an appointment at the dermatology outpatient clinic.
5:30
Ik heb een verwijsbrief en ik kan op maandag of woensdag in de ochtend.
I have a referral letter and I'm available on Monday or Wednesday mornings.
5:34
Kunt u iets voor me plannen?
Can you schedule something for me?
5:35
Simpel en duidelijk.
Simple and clear.
5:36
Ja, mooi.
Yes, great.
5:37
En stel ook praktische vragen, hoor.
And also ask practical questions, okay?
5:39
Moet ik me melden bij de balie?
Do I need to check in at the reception?
5:41
Welke verdieping?
Which floor?
5:42
En is er een routecode?
Is there a route code?
5:43
En hoe zit het met parkeren?
And how’s parking?
5:45
Of kom ik beter met het openbaar vervoer?
Or should I take public transport instead?
5:47
Zo kom je niet te laat.
That way, you won’t be late.
5:48
Vergeet je legitimatie niet.
Don’t forget your ID.
5:50
En je zorgt pas.
And you ensure it.
5:51
En kom het liefst 10 tot 15 minuten eerder.
And try to arrive 10 to 15 minutes early.
5:54
Want je moet soms nog een formulier invullen.
Because you might need to fill out a form.
5:56
Als je weet dat je te laat komt, bel dan even.
If you know you’re going to be late, just give them a call.
6:00
5 tot 10 minuten later is vaak nog oké.
5 to 10 minutes late is often still okay.
6:02
Maar laat het wel weten.
But do let us know.
6:03
Als je slecht ter been bent of snel moe, vraag dan om een rolstoel bij de ingang.
If you have trouble walking or get tired quickly, ask for a wheelchair at the entrance.
6:08
Of neem iemand mee.
Or bring someone along.
6:09
En als Nederlands lastig is, vraag een vriend om mee te gaan om te vertalen.
And if Dutch is difficult, ask a friend to come along to translate.
6:13
Dat is echt geen schande, hoor.
That's really nothing to be ashamed of.
6:14
Soms kun je ook vragen.
Sometimes you can also ask.
6:16
Kunnen jullie de afspraak bevestigen per e-mail?
Can you confirm the appointment by email?
6:19
Dan kun je het nog eens rustig lezen.
Then you can read it over again at your leisure.
6:20
Dat helpt ook als je slecht geworden bent.
That also helps if you've become unwell.
6:22
Of als je aan de telefoon zenuwachtig wordt.
Or if you get nervous on the phone.
6:24
Over die patiëntenportalen.
About those patient portals.
6:26
Veel ziekenhuizen hebben nu een app.
Many hospitals now have an app.
6:28
Daarin kun je je afspraken zien, brieven lezen en soms direct verzetten.
In it, you can see your appointments, read letters, and sometimes reschedule directly.
6:33
Zet de meldingen aan, dan krijg je een herinnering een dag van tevoren.
Turn on notifications, then you'll get a reminder a day in advance.
6:36
En als het ziekenhuis je afspraak wijzigt, krijg je vaak een sms of een e-mail.
And if the hospital changes your appointment, you'll often receive a text or an email.
6:41
Check die berichten echt.
Do check those messages.
6:42
Dit zijn ze maar, dit zijn ze.
This is it, this is it.
7:10
Belangrijk ook.
Important too.
7:14
In nood bel je natuurlijk geen poli.
In an emergency, you obviously don’t call the outpatient clinic.
7:16
Bij een echte aanval of hevige pijn, bel je gewoon meteen 112 of je gaat naar de spoedeisende hulp.
In case of a real attack or severe pain, just call 112 or go to the emergency room immediately.
7:22
Een afspraak is voor dingen die even kunnen wachten.
An appointment is for things that can wait a bit.
7:25
En 's avonds of in het weekend kun je de huisartsenpost bellen als het dringend is, maar niet levensbedreigend.
And in the evening or on weekends, you can call the out-of-hours GP service if it's urgent, but not life-threatening.
7:31
Die kan je dan verder helpen of je toch doorsturen.
They can help you further or refer you on.
7:34
Dat is weer anders dan een gewone poli-afspraak.
That's different from a regular outpatient appointment.
7:37
En bij datums schrijven ze vaak zo 15 maart of 31 januari.
And for dates, they often write it like March 15 or January 31.
7:54
Check ook de dag erbij als het kan.
Check the day too if you can.
7:57
Ik kijk dan altijd even in mijn agenda of er geen andere afspraak staat.
I always have a quick look in my calendar to see if there’s another appointment.
8:01
Bij dat ga je stollen is het kan maartig tijd als het kan maar lachtijd even in schenen.
When it comes to scheduling, it can be tricky, but check your calendar first.
8:21
Kledingtip.
Clothing tip.
8:34
En vraag gerust. Hoe gaat de betaling?
And feel free to ask. How does the payment work?
8:48
Na de afspraak moet je soms nog een vervolgafspraak plannen.
After the appointment, you may need to schedule a follow-up appointment.
9:00
Doe dat meteen bij de balie of later online.
Do that right away at the desk or later online.
9:03
En zet die follow-up ook direct in je agenda, met een herinnering natuurlijk.
And add that follow-up to your calendar right away, with a reminder, of course.
9:06
Klinkt simpel en dat is het meestal ook.
Sounds simple, and it usually is.
9:22
En echt, laten we die no-shows samen omlaag krijgen.
And really, let’s work together to reduce those no-shows.
9:26
Bevestigen, reminders aanzetten en duidelijk communiceren.
Confirm, turn on reminders, and communicate clearly.
9:29
Dat helpt jou, het ziekenhuis en de volgende patiënt.
That helps you, the hospital, and the next patient.
9:32
Iedereen blij, toch?
Everyone's happy, right?
9:33
Als je dit handig vond.
If you found this useful.
9:35
Hé, geef ons dan even een like.
Hey, give us a like.
9:37
Dat helpt ons kanaal echt wel, hoor.
It really helps our channel, you know.
9:38
En abonneer je, dan mis je geen volgende afleveringen vol van dit soort praktische tips.
And subscribe, so you don't miss the next episodes full of practical tips like this.
9:42
Ja, leuk.
Yes, great.
9:43
En als jij nog een goed verhaal hebt over een ziekenhuisafspraak,
And if you have a good story about a hospital appointment,
9:46
stuur ons een berichtje via onze website.
send us a message via our website.
9:48
Dank je wel voor het luisteren en succes met je afspraak boeken.
Thank you for listening and good luck with booking your appointment.
9:52
Tot de volgende keer.
Until next time.
9:53
En blijf vooral rustig en vriendelijk aan de telefoon.
And above all, stay calm and friendly on the phone.
9:57
Dat werkt bijna altijd.
That almost always works.
9:58
Doei!
Bye!
FAQ
How do I call to book a hospital appointment in the Netherlands?
Start with a clear greeting, give your full name and date of birth, state the reason for the visit, propose dates/times, and confirm the department and appointment time.
Can I book or reschedule an appointment online?
Yes—use the hospital’s online portal or scheduling page to choose a department and time, then confirm and save any reference or confirmation number.
What information should I have ready before calling?
Have your full name, date of birth, patient or insurance number if available, brief reason for the visit, and a couple of preferred dates/times.
How do I reschedule an existing appointment?
Call the hospital or use the online portal, provide the original appointment reference, state preferred new dates, and confirm the updated time and any follow-up steps.
What common mistakes should I avoid when booking?
Don’t omit key details (name, DOB, reference number), fail to confirm the time or department, or assume reception will call back—always ask for confirmation.
More Dutch lessons
