LessonsDutchEveryday Dutch Conversations - A2 Listening & SpeakingHow to make a polite complaint to shops and landlords
Free lessonDutch · A28:55
How to make a polite complaint to shops and landlords
Polite phrases and a short dialogue to raise issues with shops, landlords or service providers respectfully. Covers openings, complaints and short responses.
Published ·Updated
Start politely, state the problem briefly with specifics, suggest a solution or ask for help, and close courteously. Includes phrases and a sample dialogue for shops, landlords and service providers.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Nou, daar zijn we weer. Ik heb mijn koffie, jij ook, Anita?
Well, here we are again. I have my coffee, do you too, Anita?
0:04
Vandaag gaan we het hebben over beleefd klagen in het Nederlands.
Today we're going to talk about complaining politely in Dutch.
0:09
Daar is zo'n onderwerp waar je denkt: oei, hoe zeg ik dat netjes, toch?
It's one of those topics where you think: oh dear, how do I say this nicely, right?
0:13
Ja, precies, want je wilt iets zeggen als je last hebt, maar je wilt ook aardig blijven.
Yes, exactly, because you want to say something when you're bothered, but you also want to be nice.
0:19
Weet je, in Nederland houden we wel van direct zijn, maar toch ook netjes. Dus hoe doe je dat nou?
You know, in the Netherlands we do like to be direct, but also polite. So how do you do that?
0:24
Eerst even dit: klagen klinkt soms negatief, maar dat kan heel constructief zijn.
First thing: complaining sometimes sounds negative, but it can be very constructive.
0:31
Als je het rustig en duidelijk zegt, dan snapt de ander je vaak beter.
If you say it calmly and clearly, the other person often understands you better.
0:35
En je voorkomt gezeur achteraf, zeg maar.
And you prevent nagging later on, you could say.
0:38
Echt waar. En er zijn van die zinnetjes die helpen.
It's true. And there are those phrases that help.
0:41
Zoiets als: zou ik u iets mogen vragen? Of: sorry, ik wil niet lastig doen, maar...
Something like: may I ask you something? Or: sorry, I don't want to be a bother, but...
0:47
Daarmee maak je de toon al zacht.
That already softens the tone.
0:50
O ja, een verschil tussen formeel en informeel, hè?
Oh yes, a difference between formal and informal, right?
0:53
Bij de buurman zeg je misschien: zou je misschien het geluid wat zachter kunnen zetten?
With the neighbor, you might say: could you please turn down the volume a bit?
0:58
Maar bij de receptie van de gemeente zeg je: zou u het geluid wat zachter kunnen zetten?
But at the town hall reception, you would say: could you please turn down the volume?
1:04
Dat kleine verschil, je en u, maakt meteen beleefd.
That small difference, "you" and "you" (formal), makes it polite right away.
1:08
Hm, even denken. Ik had laatst zo'n klassieker.
Hmm, let's think. I had a classic recently.
1:12
Harde muziek van de buren op een doordeweekse avond.
Loud music from the neighbors on a weekday evening.
1:15
Ik dacht: oké, ik ga niet boos doen.
I thought: okay, I won't get angry.
1:18
Dus ik zei: hoi, ik snap dat jullie genieten, maar ik heb er een beetje last van.
So I said: hi, I understand you’re enjoying, but I'm a bit bothered by it.
1:24
Dat is als ik last heb van geluid.
That's when I'm bothered by noise.
1:26
Zou het misschien wat zachter kunnen?
Could it maybe be a bit softer?
1:28
Ja, precies. Daar zit alles in.
Yes, exactly. That covers everything.
1:31
Je begint met begrip, dan met wat jij voelt.
You start with understanding, then with how you feel.
1:33
En dan een zachte vraag.
And then a gentle question.
1:36
Dat noemen mensen soms een ik-boodschap.
People sometimes call that an "I-statement."
1:39
Dat is gewoon.
It’s simple.
1:40
Je begint met "ik merk dat" in plaats van "jij doet".
You start with "I notice that" instead of "you do."
1:43
Klinkt veel vriendelijker.
Sounds a lot friendlier.
1:45
Oh ja? Vertel jij eens jouw favoriete zinnetje dan.
Oh really? Tell me your favorite phrase then.
1:50
Want jij bent goed in die nette formuleringen, Henk.
Because you’re good at those polite formulations, Henk.
1:53
Haha, ik probeer het.
Haha, I try.
1:56
Ik zeg vaak:
I often say:
1:57
Ik begrijp het, maar ik vraag me af of we een oplossing kunnen vinden.
I understand, but I wonder if we can find a solution.
2:01
En als ik echt iets wil, dan...
And if I really want something, then...
2:03
Zou het mogelijk zijn om...
Would it be possible to...
2:05
Dat klinkt beleefd en open.
That sounds polite and open.
2:08
Je maakt ruimte voor gesprek.
You create space for conversation.
2:10
In restaurants werkt dat ook.
It works in restaurants too.
2:12
Stel, je soep is koud.
Suppose your soup is cold.
2:14
Dan kun je rustig zeggen:
Then you can calmly say:
2:16
Sorry, mag ik even wat vragen?
Excuse me, may I ask something?
2:18
De soep is helaas koud.
Unfortunately, the soup is cold.
2:21
Kunt u misschien opnieuw opwarmen?
Could you please warm it up again?
2:23
Zo klaag je, maar je blijft vriendelijk.
That’s how you complain, but you remain friendly.
2:26
En als je iets bestelt en het komt verkeerd, dan...
And if you order something and it comes wrong, then...
2:29
Ik denk dat er een vergissing is.
I think there’s been a mistake.
2:31
Ik had de vegetarische burger.
I ordered the vegetarian burger.
2:34
Dat woord vergissing is fijn.
That word "mistake" is nice.
2:36
Dat is minder hard dan fout.
It’s less harsh than "error."
2:38
Klinkt meteen zachter, hè?
Sounds much softer right away, doesn't it?
2:39
Ja, en als je bang bent dat je te direct bent, voeg je zoiets toe als...
Yes, and if you’re afraid of being too direct, you can add something like…
2:45
Het spijt me om te zeggen, maar...
I’m sorry to say, but…
2:47
Of...
Or…
2:48
Ik wil niet vervelend zijn, hoor, maar...
I don’t want to be a bother, but…
2:50
Dat maakt de toon lief.
That makes the tone sweet.
2:52
En mensen reageren dan vaak ook lief terug.
And people often respond kindly in return.
2:56
Ik las laatst een grappig verhaal, weet je?
I read a funny story recently, you know?
2:58
Over iemand die steeds hoorde.
About someone who kept hearing.
3:01
We gaan binnenkort lunchen, maar dat gebeurde nooit.
We were supposed to have lunch soon, but it never happened.
3:04
Herkenbaar, toch?
Relatable, right?
3:05
In zo'n geval kun je luchtig zeggen:
In such cases, you can say lightly:
3:07
Haha, zullen we het nu echt plannen?
Haha, shall we really plan it now?
3:11
Volgende week dinsdag om twaalf uur misschien?
Maybe next Tuesday at twelve?
3:14
Humor helpt zoveel.
Humor helps so much.
3:16
Ja, precies.
Yes, exactly.
3:17
Humor haalt de spanning weg.
Humor eases the tension.
3:19
En je benoemt wel het probleem, maar op een zachte manier.
And you name the problem, but in a gentle way.
3:22
Zo laat je de ander zijn gezicht redden, zeg maar.
That way, you let the other person save face, so to speak.
3:25
Je maakt het makkelijk om ja te zeggen.
You make it easy to say yes.
3:27
Overburen, nog even.
Neighbors, just a moment.
3:29
Soms helpt ook een compromis.
Sometimes a compromise helps too.
3:31
Dat is een middenoplossing.
That’s a middle-ground solution.
3:32
Zeg: misschien kunnen we een compromis vinden?
Say: maybe we can find a compromise?
3:36
Muziek tot tien uur is oké.
Music until ten o'clock is okay.
3:38
En daarna wat zachter?
And then softer after that?
3:39
Dat is duidelijk, maar niet streng.
That’s clear but not strict.
3:42
Echt waar.
Really.
3:43
En als je de gemeente moet bellen over...
And if you need to call the city about…
3:45
Eh, afval dat blijft liggen, kun je formeel doen.
Uh, waste that’s left behind, you can be formal.
3:49
Zoiets als...
Something like…
3:50
Bij e-mails is het weer anders.
Emails are a bit different.
4:03
Begin met...
Start with…
4:05
Ja, en als je boos bent...
Yes, and if you’re angry…
4:22
Wacht even met sturen.
Wait a moment before sending.
4:24
Eerst een wandeling, dan pas typen.
First take a walk, then type.
4:27
Schrijf...
Write…
4:28
Ik maak me zorgen, want...
I’m worried because…
4:30
In plaats van...
Instead of…
4:31
Jullie doen nooit.
You never do.
4:33
Dat scheelt zo veel gedoe.
That saves a lot of hassle.
4:35
We hadden ook zo'n verhaal over harde buren die niet luisterden, toch?
We had a story like that about loud neighbors who didn’t listen, right?
4:39
Dan is geduld nodig.
Then patience is needed.
4:41
Je kunt herhalen...
You can repeat…
4:42
Heel rustig.
Very calmly.
4:43
Ik waardeer dat u luistert.
I appreciate that you’re listening.
4:45
Toch ervaar ik nog steeds overlast.
Still, I’m experiencing disturbances.
4:47
Zouden we samen nog een keer kunnen kijken naar een oplossing?
Could we look for a solution together one more time?
4:50
Geduldig en vast, maar beleefd.
Patient and firm, but polite.
4:54
En soms helpt het om een alternatief te geven.
And sometimes it helps to give an alternative.
4:58
Bijvoorbeeld...
For example…
4:59
Zou je de wasmachine na negen uur niet meer aan willen zetten?
Would you not turn on the washing machine after nine?
5:02
Overdag is voor mij geen probleem.
During the day, that’s no problem for me.
5:05
Je geeft een keuze en dat maakt het makkelijk om mee te denken.
You provide a choice, and that makes it easy to think along.
5:08
Oh ja, familie en geldzaken, dat is gevoelig.
Oh yes, family and money matters—that's sensitive.
5:11
In zo'n gesprek zeg je beter...
In such a conversation, it's better to say...
5:13
Ik voel me er niet helemaal prettig bij.
I'm not entirely comfortable with it.
5:16
Kunnen we samen naar de cijfers kijken?
Can we look at the numbers together?
5:18
Of...
Or...
5:19
Ik wil niemand aanvallen, maar ik heb vragen.
I don't want to attack anyone, but I have questions.
5:22
Dan hou je de sfeer rustig.
That keeps the atmosphere calm.
5:24
En als iemand meteen defensief wordt, ga niet hoger in volume.
And if someone gets defensive right away, don’t raise your volume.
5:28
Zeg...
Say...
5:28
Ik begrijp dat dit vervelend is om te horen.
I understand this is hard to hear.
5:31
Ik wil dit gewoon goed oplossen.
I just want to resolve this properly.
5:33
En dan even stil zijn.
And then be quiet for a moment.
5:35
Stilte werkt soms beter dan tien zinnen.
Silence sometimes works better than ten sentences.
5:38
Wat ook fijn is...
What’s also nice is...
5:40
Checken of je de ander snapt.
Checking if you understand the other person.
5:42
Begrijp ik goed dat...?
Am I right in understanding that...?
5:43
Of...
Or...
5:44
Als ik u goed hoor, dan...
If I hear you correctly, then...
5:46
Daarmee laat je zien dat je luistert.
That shows you’re listening.
5:48
En daarna kun je je klacht herhalen, maar zachter.
And then you can repeat your complaint, but softer.
5:52
Informeel kun je ook zeggen...
Informally, you could also say...
5:53
Ik snap je punt hoor, alleen ik heb er wel last van.
I get your point, but it does bother me.
5:57
En dan...
And then...
5:58
Hoe kunnen we dit handig oplossen?
How can we solve this conveniently?
5:59
Zo maak je er meteen een gezamenlijk project van.
This way, you make it a joint project.
6:03
Dat is veel minder strijd.
There’s much less conflict that way.
6:05
Nog even over woordjes.
One more thing about words.
6:07
Overlast is als je ergens last van hebt, vaak geluid of rommel.
Disturbance is when something bothers you, often noise or mess.
6:12
Compromis is die middenoplossing.
Compromise is that middle solution.
6:14
En klacht is wat je meldt als iets niet goed gaat.
And complaint is what you report when something goes wrong.
6:17
Handig om te kennen als je belt of mailt.
Good to know if you call or email.
6:20
Haha, en vergeet de lichaamstaal niet.
Haha, and don’t forget body language.
6:23
Een kleine glimlach, open houding, dat helpt echt.
A small smile, open posture—that really helps.
6:27
En praat rustig, niet te snel.
And speak calmly, not too fast.
6:29
Als je stem kalm is, luistert de ander beter.
When your voice is calm, the other person listens better.
6:33
Soms zeg ik ook...
Sometimes I also say...
6:34
Mag ik een kleine suggestie doen?
May I make a small suggestion?
6:36
Klinkt superzacht.
Sounds super gentle.
6:38
Of...
Or...
6:38
Wat zou voor u werken?
What would work for you?
6:40
Dan geef je de bal even terug.
Then you’re throwing the ball back.
6:42
Vaak komt er dan samen iets moois uit.
Often something nice comes out of that together.
6:45
O ja, en als je in een winkel iets wilt ruilen...
Oh yes, and if you want to exchange something in a store...
6:48
Goedemiddag, ik heb dit shirt vorige week gekocht.
Good afternoon, I bought this shirt last week.
6:51
Het past helaas niet goed.
Unfortunately, it doesn’t fit well.
6:53
Zou ik het mogen ruilen?
May I exchange it?
6:54
Daar zit alles in.
Everything is included.
6:56
Beleefd, duidelijk en met een reden.
Polite, clear, and with a reason.
6:59
En op kantoor, de vaat in de keuken, klassieker.
And in the office, the dishes in the kitchen, a classic.
7:03
In plaats van...
Instead of...
7:05
Jij laat altijd je kopje staan.
You always leave your cup behind.
7:07
Zeg je...
You say...
7:08
Ik merk dat de keuken vaak volstaat.
I notice the kitchen often suffices.
7:10
Zullen we afspreken dat iedereen zijn kopje meteen omspoelt?
Shall we agree that everyone rinses their cup right away?
7:13
Klinkt vriendelijk.
Sounds friendly.
7:15
En je hebt een plan.
And you have a plan.
7:16
Als je dan geen reactie krijgt, kun je het iets formeler maken.
If you don't get a response, you can make it a bit more formal.
7:20
Ik wil dit graag netjes houden voor iedereen.
I want to keep this respectful for everyone.
7:23
Zullen we een schema maken?
Shall we create a schedule?
7:25
Maandag ik, dinsdag jij?
Monday me, Tuesday you?
7:26
Zo maak je het concreet.
This makes it concrete.
7:28
Tip je nog?
Are you still tipping?
7:29
Begin en eindig met iets positiefs.
Start and end with something positive.
7:32
Fijn dat u meedenkt.
Great that you’re contributing.
7:33
Het is bijna goed, maar dit ene puntje nog.
It’s almost right, but just this one point.
7:36
En aan het eind...
And at the end...
7:37
Dank u wel voor de moeite.
Thank you for your effort.
7:39
Dat voelt voor de ander als respect.
That feels like respect for the other person.
7:42
Ja, precies.
Yes, exactly.
7:43
En als iemand echt niet mee wil, dan kun je zeggen...
And if someone really doesn't want to, you can say...
7:46
Dan begrijp ik dat dit nu niet lukt.
Then I understand this isn't working right now.
7:48
Zullen we er later op terugkomen?
Shall we come back to this later?
7:50
Je bewaart je rust en je houdt de deur open.
You keep your calm and leave the door open.
7:53
Dat is volwassen, hè?
That's mature, right?
7:55
Even samenvatten, hoor.
Let me summarize, okay?
7:57
Belangrijkste zinnen.
Key sentences.
7:58
Zou ik u kunnen vragen...?
Could I ask you...?
8:00
Ik begrijp het, maar...
I understand, but...
8:02
Ik merk dat.
I notice that.
8:03
Zou het mogelijk zijn om...?
Would it be possible to...?
8:04
Misschien kunnen we een compromis vinden?
Maybe we can find a compromise?
8:07
En...
And...
8:08
Alvast bedankt voor uw reactie.
Thanks in advance for your response.
8:10
Dat is al een hele gereedschapskist.
That's already quite an arsenal.
8:12
En de volgorde, die helpt ook.
And the order helps too.
8:15
Begrip tonen, ik-boodschap, kleine vraag...
Show understanding, I-message, small request...
8:17
En eventueel een alternatief.
And possibly an alternative.
8:20
Met humor als het kan.
With humor if possible.
8:21
En met geduld als het moet.
And with patience if necessary.
8:22
Ja, zo blijft iedereen heel.
Yes, that way everyone stays intact.
8:25
Nou, hoe zal ik het zeggen?
Well, how should I put it?
8:27
Klagen kan dus best vriendelijk zijn.
Complaining can be quite friendly.
8:30
Als je de toon goed kiest, kom je superver.
If you choose the right tone, you get far.
8:33
En als het niet meteen lukt...
And if it doesn't work out immediately...
8:35
Yo, oefenen helpt.
Yo, practice helps.
8:37
Elke keer leer je weer iets.
Every time you learn something new.
8:39
Oké, lieve mensen.
Okay, dear people.
8:40
We ronden af.
We're wrapping up.
8:42
Probeer deze zinnen deze week eens in het echt.
Try these sentences in real life this week.
8:44
En laat even weten hoe het ging, ja?
And let me know how it went, okay?
8:46
Ik ben benieuwd naar jullie verhalen.
I'm curious about your stories.
8:48
Dank voor het luisteren.
Thanks for listening.
8:50
Blijf beleefd.
Stay polite.
8:51
Blijf duidelijk.
Stay clear.
8:52
En blijf lachen.
And keep smiling.
8:54
Tot de volgende keer.
Until next time.
FAQ
How should I begin a polite complaint at a shop?
Start with a polite opener (e.g., excuse me, sorry to bother you), state the specific problem, give relevant details like time or receipt, then ask for help.
What is the best way to raise an issue with a landlord?
Describe the problem clearly, say when it started, explain any impact, suggest a reasonable fix or ask when they can arrange a repair, and thank them.
How can I suggest a solution without sounding rude?
Use soft phrasing such as could you, would it be possible, or I was wondering if, and offer a specific, realistic solution or timeframe.
What if the person doesn’t understand my complaint?
Repeat slowly, use simple words, show photos or documents (receipts, order numbers), and ask for clarification or for someone else to assist.
How do I complain about delivery or customer service calmly?
State the order or reference number, explain what went wrong, say what outcome you want (refund, replacement, new delivery), and keep a calm, factual tone.
More Dutch lessons
