Free lessonGerman · B215:25
German Business Communication Phrases for Meetings and Emails
Use key German business phrases for meetings, emails, and networking: „Darf ich da kurz einhaken?“, „Könnten Sie das präzisieren?“, and „bis Mittwoch“.
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Get practical German business communication phrases for meetings and emails, including how to interrupt politely and ask for clarification.
Transcript
Read along, German & English, side by side
0:00
Sag im Meeting nie einfach nur, ich bin bereit.
Never just say, I'm ready, in a meeting.
0:04
Klingt harmlos, führt aber oft zu Missverständnissen.
It sounds harmless, but it often leads to misunderstandings.
0:07
Heute lernst du, wie du dich im deutschen Business wirklich klar ausdrückst,
Today, you'll learn how to express yourself clearly in German business,
0:12
in Meetings, in Mails und beim Networking, und zwar auf B2-Niveau.
in meetings, in emails, and during networking, at a B2 level.
0:17
Genau, wir geben dir Sätze, die du sofort benutzen kannst.
Exactly, we'll give you sentences you can use right away.
0:22
Darf ich da kurz einhaken? Könnten Sie das präzisieren?
May I jump in here? Could you clarify that?
0:26
Ich melde mich bis morgen, alles für echte Situationen, nicht nur für das Lehrbuch, ja?
I'll get back to you by tomorrow, all for real situations, not just for the textbook, okay?
0:33
Hey zusammen, schön, dass ihr dabei seid.
Hey everyone, great to have you all here.
0:37
Wenn ihr das üben wollt, die Lektion steht auf Vokabli.
If you want to practice, the lesson is available on Vokabli.
0:41
Also, legen wir los.
So, let's get started.
0:43
Deutsche Business-Kommunikation ist direkt, aber höflich,
German business communication is direct, yet polite,
0:47
und kleine Nuancen machen einen riesigen Unterschied.
and small nuances make a huge difference.
0:50
Ja, und der allererste Punkt ist die Anrede.
Yes, and the very first point is the form of address.
0:54
In der Arbeit gilt fast immer Sie, bis dir jemand aktiv das Du anbietet.
At work, it’s almost always "Sie," until someone actively offers "du."
1:01
Du kannst also sagen, bleiben wir beim Sie, oder vorsichtig,
So you can say, let’s stick to "Sie," or cautiously,
1:06
wollen wir uns duzen, oder ist das Sie für Sie passend?
should we switch to "du," or does "Sie" work for you?
1:10
Ich hab da mal daneben gelegen, ehrlich.
I once messed that up, honestly.
1:14
Ich hab am ersten Tag den Chef geduzt, so à la Startabstimmung,
On the first day, I addressed the boss informally, like in a kickoff meeting,
1:18
und dann diese Stille im Raum. Peinlich.
and then there was this silence in the room. Awkward.
1:22
Seitdem sag ich, ich bleibe gern beim Sie, wenn das für Sie passt.
Since then, I say, I prefer to stick to "Sie," if that’s fine with you.
1:26
Das rettet viele Momente.
That saves many moments.
1:28
Total.
Totally.
1:30
Und zweiter Klassiker, falsche Präpositionen.
And the second classic, wrong prepositions.
1:34
Viele sagen auf der Adresse, aber korrekt ist an der Adresse, oder unter der Adresse.
Many say "auf der Adresse," but the correct form is "an der Adresse," or "unter der Adresse."
1:42
Also zum Beispiel, Sie erreichen mich unter der Adresse, das klingt sofort professioneller.
For example, "You can reach me at the address" sounds much more professional.
1:49
Bevor wir tiefer einsteigen, lass uns kurz ein Mini-Rollenspiel machen, ja?
Before we dive deeper, let’s do a quick mini role-play, okay?
2:16
Okay, los.
Alright, let’s go.
2:46
Hm, das ist kurzfristig.
Hm, that’s short notice.
2:50
Woran hatten Sie gedacht?
What did you have in mind?
2:52
Und jetzt kommt der wichtige Teil, nicht nur absagen, sondern eine Alternative vorschlagen.
And now comes the important part, don’t just cancel, but suggest an alternative.
3:00
Ja, völlig verständlich.
Yes, totally understandable.
3:03
Ich schlage vor.
I suggest.
3:04
Wir treffen uns am Donnerstag um halb drei.
Let’s meet on Thursday at 2:30 PM.
3:07
Passt das für Sie?
Does that work for you?
3:09
Alternativ ginge auch Freitagvormittag.
Alternatively, Friday morning would also work.
3:13
Donnerstag halb drei passt.
Thursday at 2:30 PM works for me.
3:14
Bitte schicken Sie mir kurz eine Bestätigung per E-Mail, und du sagst jetzt?
Please send me a quick confirmation by email, and what do you say now?
3:22
Sehr gern.
Of course.
3:23
Ich bestätige Ihnen den Termin gleich schriftlich.
I’ll confirm the appointment in writing right away.
3:27
Vielen Dank für Ihre Flexibilität, Frau Meier.
Thank you for your flexibility, Ms. Meier.
3:30
Fertig.
Done.
3:32
Hoffentlich, konkret, problemorientiert.
Hopefully, specifically, problem-oriented.
3:35
Genau.
Exactly.
3:51
Genau.
Exactly.
3:51
Und noch ein Tipp.
And one more tip.
3:54
Wenn du etwas nicht verstanden hast, sag nicht nur wie bitte.
If you don’t understand something, don’t just say "pardon."
3:58
Besser ist, könnten Sie das bitte präzisieren?
It's better to say, could you please clarify that?
4:02
Oder meinen Sie damit das?
Or do you mean this?
4:04
Das zeigt Aufmerksamkeit, nicht Unsicherheit.
That shows attentiveness, not uncertainty.
4:07
Ja, und wenn du eine Sache später besprechen willst, sag, lassen Sie uns das Thema kurz parken
Yes, and if you want to discuss something later, say, let’s park that topic for now.
4:14
und am Ende zurückkommen, parken ist im Büro total normal.
And in the end, coming back, parking is totally normal at the office.
4:20
Klingt erst komisch, aber das sagen echt viele.
Sounds weird at first, but a lot of people actually say that.
4:23
Stimmt.
That's true.
4:26
Und eine Sache, die ich echt oft höre, direkt aus dem Englischen übersetzen.
And one thing I hear quite often is translating straight from English.
4:31
Also, naja, ich verstehe das, aber ich mache Sinn ist halt falsch.
So, well, I get that, but saying "I'm making sense" is just wrong.
4:37
Sag lieber, das ergibt Sinn.
You'd better say, "that makes sense."
4:39
Oder statt ich bin okay damit, damit bin ich einverstanden.
Or instead of "I'm okay with that," say "I agree with that."
4:43
Ja, absolut.
Yes, absolutely.
5:07
Noch ein Mini-Beispiel aus einem Networking-Event.
Here’s a mini-example from a networking event.
5:25
Jemand sagte selbstbewusst, ich bin bereit, als die Kellnerin fragte, ob wir bestellen wollen.
Someone confidently said, "I'm ready," when the waitress asked if we wanted to order.
5:31
Der Gastgeber verstand, bereit zum Arbeiten, haha, und drückte ihm einfach Karten in die Hand.
The host understood it as "ready to work," haha, and just handed him cards.
5:40
Besser wäre gewesen, ich bin soweit zum Bestellen, oder ich würde jetzt gern bestellen.
It would have been better to say, "I'm ready to order," or "I’d like to order now."
5:47
Oh ja, das habe ich auch schon erlebt.
Oh yes, I've experienced that too.
5:50
Und beim Networking brauchst du auch klare Brückensätze.
And in networking, you also need clear bridge sentences.
5:54
Zum Beispiel.
For example.
5:56
Darf ich mich kurz vorstellen?
May I introduce myself briefly?
5:58
Und wenn du nachfragen willst, was jemand genau macht, woran arbeiten Sie aktuell oder wofür sind Sie zuständig,
And if you want to ask what someone does exactly, "What are you currently working on?" or "What are you responsible for?"
6:16
das ist freundlich und zeigt Interesse, ohne zu privat zu werden.
That's friendly and shows interest without getting too personal.
6:21
Bevor wir weitermachen, kurzer Check für euch.
Before we continue, a quick check for you.
6:26
Was heißt Rückmeldung, nochmal genau?
What does feedback mean, exactly?
6:29
Also, naja, es ist die Antwort, das Feedback, die Reaktion auf deine Nachricht.
Well, it’s the response, the feedback, the reaction to your message.
6:35
Zum Beispiel.
For example.
6:36
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung bis morgen.
I look forward to your feedback by tomorrow.
6:40
Yes, Mini-Quiz bestanden.
Yes, mini-quiz passed.
6:43
Und Anschlussfrage.
And a follow-up question.
6:45
Erinnerst du dich noch an sich melden bei?
Do you remember "to get in touch with"?
6:47
Das heißt, aktiv Kontakt aufnehmen.
That means to actively make contact.
6:52
Ich melde mich bei Ihnen am Montag, ist klarer als ich bin bereit, oder so ein vager Satz.
"I'll get in touch with you on Monday" is clearer than "I'm ready," or such a vague sentence.
6:59
Perfect.
Perfect.
7:01
Dann weiter mit E-Mails, weil da passieren viele Fehler.
Then on to emails, because many mistakes happen there.
7:04
Und bitte, bitte, Anrede sauber.
And please, please, keep the salutation clean.
7:23
Guten Tag, Frau Schulz, oder sehr geehrter Herr Wagner, mit Komma.
Good day, Ms. Schulz, or dear Mr. Wagner, with a comma.
7:30
Dann eine Zeile frei, dann dein Text.
Then one line free, then your text.
7:34
Klingt spießig, aber ja, das ist Standard und wirkt professionell.
Sounds stuffy, but yes, that's standard and looks professional.
7:39
Typische Stolperfalle nochmal bei Präpositionen.
Typical stumbling block again with prepositions.
7:58
Man antwortet auf eine E-Mail, aber man ist an einer Adresse erreichbar.
You reply to an email, but you can be reached at an address.
8:05
Also, danke für Ihre Antwort auf meine E-Mail und Sie erreichen mich unter der Adresse.
So, thank you for your response to my email, and you can reach me at the address.
8:12
Das sind kleine Dinge, die groß wirken.
These are little things that make a big impact.
8:15
Und wenn's mal knifflig wird, ich sehe den Punkt.
And when it gets tricky, I see the point.
8:35
Kleiner Kulturpunkt, der gern heiß diskutiert wird.
A little cultural point that is often hotly debated.
8:52
Ja, und wenn dich jemand unerwartet duzt, bleib entspannt.
Yes, and if someone unexpectedly uses "you," stay relaxed.
9:14
Du kannst freundlich spiegeln, gern per Du, danke, oder wenn du es nicht willst.
You can reflect kindly, "Happy to use 'you,' thanks," or if you don't want to, "I prefer 'Mr./Ms.'"
9:21
Ich bleibe lieber beim Sie, beides ist okay, solange der Ton freundlich ist.
I'd rather stick with "Mr./Ms.," both are okay as long as the tone is friendly.
9:28
Kurze zweite Rollenspielrunde, Szene.
Short second role-play round, scene.
9:31
Du bist auf einem Networking-Abend und du willst ein Folgegespräch klar machen.
You're at a networking evening and you want to set up a follow-up conversation.
9:37
Ich fang mal an, ja?
I'll start, okay?
9:39
Go for E.T.
Go for E.T.
9:40
Guten Abend, darf ich mich kurz vorstellen?
Good evening, may I introduce myself briefly?
9:44
Ich bin Tim, ich leite bei ModoTech die Partnerschaften.
I’m Tim, I lead the partnerships at ModoTech.
9:48
Ihr Vortrag war spannend, vor allem der Teil zur Datensicherheit.
Your presentation was exciting, especially the part about data security.
9:53
Hätten Sie nächste Woche Zeit für ein kurzes Gespräch?
Would you have time for a short chat next week?
9:57
Vielen Dank, das freut mich.
Thank you very much, I appreciate it.
10:00
Nächste Woche ist bei mir eng.
Next week is tight for me.
10:03
Worum würde es konkret gehen? Jetzt musst du klar werden, nicht ausweichen.
What exactly will it be about? You need to be clear now, don't dodge.
10:09
Ganz konkret.
Very concrete.
10:11
Wir prüfen gerade ein gemeinsames Webinar.
We're currently considering a joint webinar.
10:14
Es dauert 30 Minuten und wir würden die Zielgruppe teilen.
It lasts 30 minutes, and we would share the audience.
10:18
Passt Ihnen ein kurzes Vorgespräch am Dienstagvormittag?
Does a quick preliminary talk on Tuesday morning work for you?
10:24
Dienstagvormittag klingt gut.
Tuesday morning sounds good.
10:27
Schreiben Sie mir bitte eine kurze E-Mail mit zwei Terminvorschlägen.
Please send me a quick email with two proposed times.
10:31
Dann melde ich mich und du schließt ab mit?
Then I'll get in touch, and you wrap up with?
10:36
Sehr gern.
I'd be happy to.
10:37
Ich sende Ihnen heute noch zwei Vorschläge und freue mich auf Ihre Rückmeldung.
I'll send you two proposals today and look forward to your feedback.
10:42
Vielen Dank und einen schönen Abend.
Thank you very much and have a nice evening.
10:45
Fertig.
Done.
10:46
Das ist verbindlich, aber nicht aufdringlich.
It's firm, but not pushy.
10:50
Mega.
Awesome.
10:50
Noch zwei Floskeln, die in Meetings goldwert sind, könnten wir das quantifizieren.
Two more phrases that are golden in meetings: could we quantify that?
11:11
Wenn du Zahlen willst.
If you want numbers.
11:14
Und wie messen wir den Erfolg?
And how do we measure success?
11:16
Damit klärst du Kriterien.
That clarifies the criteria.
11:19
Klingt reif?
Does that sound mature?
11:20
Wirklich.
Really.
11:20
Und wenn du unterbrechen musst, ohne unhöflich zu sein, entschuldigen Sie, darf ich kurz nachfragen
And if you need to interrupt without being rude, excuse me, may I ask a quick question?
11:28
oder darf ich dazu eine Rückfrage stellen?
Or may I follow up on that?
11:32
Das ist nett, aber bestimmt.
That's nice, but definitely.
11:34
Zum Thema Dank und Kritik.
On the topic of thanks and criticism.
11:37
Sag nicht nur gut gemacht.
Don't just say well done.
11:39
Sag, vielen Dank, das war sehr hilfreich, vor allem die klare Struktur.
Say, thank you very much, that was very helpful, especially the clear structure.
11:44
Und bei Kritik, ich habe da eine Rückmeldung.
And for criticism, I have some feedback.
11:48
Der Zeitplan war knapp, können wir beim nächsten Mal früher starten?
The timeline was tight; can we start earlier next time?
11:52
Konkrete, faire Sprache.
Concrete, fair language.
11:54
Kurzer kultureller Tipp, der viele überrascht.
A quick cultural tip that surprises many.
11:57
Ein kleines Mitbringsel beim ersten Besuch, zum Beispiel Schokolade aus deiner Stadt, kann nett sein.
A small gift on the first visit, like chocolate from your city, can be nice.
12:05
Nicht übertreiben, kein teures Geschenk, einfach ein freundliches Signal.
Don't overdo it, no expensive gift, just a friendly gesture.
12:11
Kommt oft gut an.
It often goes over well.
12:14
Und Small Talk ist nicht verboten, echt nicht.
And small talk isn't forbidden, really not.
12:18
Zwei, drei Sätze zum Wetter, zur Bahn, zum letzten Spiel, das lockert auf.
A couple of sentences about the weather, the train, or the last game can lighten the mood.
12:24
Zum Beispiel, ganz schön windig heute, oder?
For example, pretty windy today, isn't it?
12:28
Hoffentlich fährt die DB pünktlich.
Hopefully, the train runs on time.
12:31
Dann aber zügig zum Thema.
But then quickly get to the point.
12:34
Apropos pünktlich.
Speaking of being on time.
12:35
Wenn du zu spät kommst, kann passieren.
If you're late, it can happen.
12:38
Sag, entschuldigen Sie die Verspätung.
Say, excuse me for the delay.
12:41
Der Anschluss ist ausgefallen.
The connection was down.
12:44
Vielen Dank fürs Warten und dann ohne weitere Ausreden weitermachen.
Thank you for waiting and then continue without further excuses.
12:50
Das zeigt Respekt.
That shows respect.
12:51
Nochmal zu den Präpositionen, weil das wirklich auffällt.
Back to the prepositions, because that really stands out.
12:57
Man sagt, am Projekt arbeiten, nicht auf dem Projekt.
One says, working on the project, not on the project.
13:01
Und mit jemandem sprechen, nicht über jemandem sprechen.
And speaking with someone, not speaking about someone.
13:05
Wenn du etwas absagen musst, sei ehrlich und biete eine Alternative.
If you need to cancel something, be honest and offer an alternative.
13:17
Leider schaffe ich den Termin nicht, könnten wir auf nächste Woche ausweichen?
Unfortunately, I can't make the appointment, could we reschedule for next week?
13:22
Ich schlage Mittwoch oder Donnerstag vor.
I suggest Wednesday or Thursday.
13:25
Kein Drama, klare Lösung.
No drama, clear solution.
13:29
Und wenn du Zustimmung zeigen willst, statt nur OK.
And if you want to show agreement, instead of just saying OK.
13:33
Damit bin ich einverstanden.
I'm fine with that.
13:35
Das klingt gut für mich.
That sounds good to me.
13:36
Oder der Vorschlag überzeugt mich.
Or the proposal convinces me.
13:39
Das sind kleine Upgrades, aber sie zählen.
These are small upgrades, but they count.
13:42
Zum Abschluss noch was zur Aussprache im Business, sprich Zahlen und Zeiten klar.
Finally, something about pronunciation in business, clearly speak numbers and times.
13:49
Wir starten um 9 Uhr oder das Meeting dauert etwa eine halbe Stunde.
We start at 9 AM or the meeting lasts about half an hour.
13:55
Keine Abkürzungsschluderei, bitte.
No shortcut sloppiness, please.
13:59
Klarheit gewinnt.
Clarity wins.
14:00
Und wenn du eine Aufgabe festhältst, sag, ich übernehme das und melde mich bis Freitag.
And if you're holding a task, say, I'll take care of that and get back to you by Friday.
14:07
Oder delegieren.
Or delegate.
14:09
Könnten Sie das übernehmen und mir bis Mittwoch kurz Bescheid geben?
Could you take that on and let me know briefly by Wednesday?
14:13
So bleibt Verantwortung transparent.
This keeps responsibility transparent.
14:15
Letzter kleiner Kulturschlenker.
One last little cultural twist.
14:18
Manche empfinden deutsche Meetings als, naja, ziemlich strukturiert.
Some find German meetings, well, quite structured.
14:23
Aber genau deshalb funktionieren Phrasen wie Agenda, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten klären.
But that's exactly why phrases like agenda, next steps, and clarifying responsibilities work.
14:32
Nutze sie und du wirkst sofort wie im System zu Hause.
Use them and you'll instantly feel at home in the system.
14:37
Bevor wir zum Ende kommen, eine Frage an euch.
Before we wrap up, a question for you all.
14:40
Wo stolpert ihr im deutschen Business am meisten?
Where do you stumble most in German business?
14:43
Beim Sie und Du, bei Mails oder in Meetings?
With Sie and Du, in emails, or in meetings?
14:47
Und welche Formulierung hat euch schon mal gerettet?
And what phrasing has saved you before?
14:50
Und wie versprochen, kleiner Service-Hinweis zum Schluss.
And as promised, a little service note to finish up.
14:58
Die komplette interaktive Lektion mit Transkript, Wortkarten und Übungen ist gratis auf Vokabli.
The complete interactive lesson with transcript, vocabulary cards, and exercises is free on Vokabli.
15:05
Link in der Beschreibung.
Link in the description.
15:08
Schau da rein, übe die Sätze laut und dann viel Erfolg im nächsten Meeting.
Check it out, practice the sentences out loud, and then good luck in your next meeting.
15:14
Genau, nimm dir die Phrasen mit, probier sie mal im echten Gespräch
Exactly, take the phrases with you, try them in real conversation
15:19
und melde dich, wie es lief.
and let me know how it went.
15:22
Danke fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal.
Thanks for listening and see you next time.
FAQ
How do you politely interrupt in a German meeting?
Use „Darf ich da kurz einhaken?“ to ask for a brief interruption.
What phrase do you use to ask someone to clarify in German?
Say „Könnten Sie das präzisieren?“ to ask them to clarify.
How do you say “Could you take that over?” in a business email?
Use „Könnten Sie das übernehmen?“ in your message.
How do you request a deadline like “until Wednesday” in German?
Add „bis Mittwoch“ (until Wednesday) and request „kurz Bescheid geben“ (a quick reply).
What does „Rückmeldung“ mean in German business communication?
„Rückmeldung“ means feedback or a response.
What should you do if a colleague switches from Sie to du in German business?
Stay calm; the episode advises handling the du/sie shift without pressure and adjusting politely.
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