LessonsDutchEveryday Dutch Conversations: A2 Phrase Course for TravelAanhef, groeten en afsluiten voor zakelijke e-mails
Free lessonDutch · A210:53
Aanhef, groeten en afsluiten voor zakelijke e-mails
Write zakelijke e-mails: choose the right aanhef (Geachte vs Beste), craft clear subject lines, use formal/informal groeten, and close with Met vriendelijke groet.
Published ·Updated
Use Geachte for formal zakelijke e-mails and Beste for informal contacts. Include a clear subject, choose suitable groeten, and close with Met vriendelijke groet.
Transcript
Read along, Dutch & English, side by side
0:00
Nou, daar zijn we weer. Ik heb mijn koffie, dus ik ben er klaar voor.
Well, here we are again. I have my coffee, so I'm ready.
0:05
Vandaag gaan we het hebben over zakelijke e-mails in het Nederlands.
Today we’re going to talk about business emails in Dutch.
0:09
Dat is iets wat veel mensen spannend vinden, hè?
That's something many people find exciting, right?
0:12
Ja, precies. En ik krijg vaak vragen als...
Yes, exactly. And I often get questions like...
0:16
Wat zet je in de aanhef dus de goed bovenaan?
What do you put in the greeting at the top?
0:18
Zeg je beste of toch geachte?
Do you say "dear" or "esteemed"?
0:21
En hoe sluit je netjes af zonder te stijf te klinken?
And how do you end it politely without sounding too formal?
0:25
Oh ja, goede start.
Oh yeah, good start.
0:26
Kijk, geachte is formeel, dus voor iemand die je niet kent of voor instanties.
Look, "esteemed" is formal, so for someone you don't know or for institutions.
0:32
Beste is net iets vriendelijker, nog steeds professioneel.
"Dear" is just a bit friendlier, still professional.
0:35
En hoi of hallo is meer informeel, voor collega's die je al kent.
And "hi" or "hello" is more informal, for colleagues you already know.
0:41
Echt waar? Ja, dat hoor ik ook zo.
Really? Yes, I hear that too.
0:44
Dus als je nieuw bent op werk, begin je veilig met...
So if you're new at work, you play it safe with...
0:47
Beste mevrouw Jansen of geachte heer de Vries.
Dear Ms. Jansen or esteemed Mr. de Vries.
0:51
En als je de naam niet weet, dan geachte mevrouw, toch?
And if you don’t know the name, then esteemed madam, right?
0:56
Ja, precies. En als je dit echt niet weet, kun je ook goedemorgen gebruiken.
Yes, exactly. And if you truly don’t know, you can also use good morning.
1:01
Dat is neutraal. Maar hé, let wel op.
That’s neutral. But hey, do keep in mind.
1:04
Gebruik U, niet je, bij formele mails.
Use "you" not "thy" in formal emails.
1:08
Dat voelt meteen respectvol.
That immediately feels respectful.
1:11
Hmm, even denken. En dan de eerste zin.
Hmm, let me think. And then the first sentence.
1:15
Wel Nederlanders schrijven.
Well, Dutch people write.
1:17
Naar aanleiding van ons gesprek van gisteren schrijf ik u deze e-mail.
Following up on our conversation from yesterday, I’m writing you this email.
1:20
Dat betekent eigenlijk, ik schrijf omdat we gisteren spraken. Best netjes.
That actually means, I write because we spoke yesterday. Quite polite.
1:26
Klopt. Een andere is, zoals besproken, stuur ik u hierbij de offerte.
Right. Another is, as discussed, I’m sending you the quote.
1:31
Hierbij of bij deze betekent zoiets als.
"Hereby" or "with this" means something like.
1:34
Ik voeg het nu toe. Kijk maar.
I’m attaching it now. Just take a look.
1:36
Simpel, maar het klinkt professioneel.
Simple, but it sounds professional.
1:38
Oh ja? Ik zeg vaak, in de bijlagen vindt u het document.
Oh really? I often say, you’ll find the document in the attachments.
1:44
En als ik iets mis, zou u het bestand nogmaals kunnen sturen?
And if I miss something, could you please send the file again?
1:48
Die zou u kunnen is heel beleefd, zeg maar.
"Could you please" is very polite, let's say.
1:52
Helemaal goed.
Absolutely right.
1:53
En als je iets wilt plannen, kun je schrijven, past maandag om tien uur?
And if you want to schedule something, you can write, does Monday at ten work?
1:58
Of, lukt het om volgende week een halfuurtje te bellen?
Or, would it be possible to call for half an hour next week?
2:02
Dat is duidelijk en toch vriendelijk.
That’s clear and still friendly.
2:03
Haha, ja. En als iemand heel snel antwoordt, zeg ik, dank voor uw snelle reactie.
Haha, yes. And if someone replies very quickly, I say, thank you for your quick response.
2:11
Lekker kort.
Nice and short.
2:12
Maar als ik laat ben, schrijf ik, excuses voor de late reactie.
But if I’m late, I write, sorry for the late response.
2:17
Dat is netjes en mensen snappen het.
That’s polite and people understand it.
2:20
Weet je wat ook helpt?
Do you know what also helps?
2:22
Even samenvatten.
Summarizing.
2:23
Dus, om misverstanden te voorkomen, bevestig ik.
So, to avoid misunderstandings, I confirm.
2:27
De deadline is vrijdag 12.
The deadline is Friday the 12th.
2:29
Dan is het meteen helder.
That makes it clear right away.
2:31
Veel mensen op Reddit zeiden ook.
Many people on Reddit also said.
2:33
Duidelijk schrijven voorkomt gezeur.
Writing clearly prevents hassle.
2:36
Ja, die frustratie ken ik, hoor.
Yes, I know that frustration, for sure.
2:38
Soms krijg je zo'n vaag mailtje en je denkt, wat wil je nou precies?
Sometimes you get such a vague email and you think, what do you really want?
2:43
Dan kun je antwoorden.
Then you can reply.
2:45
Kunt u aangeven wat precies de deadline is en wie de contactpersoon is?
Could you please clarify what exactly the deadline is and who the contact person is?
2:49
Lekker concreet.
Nice and concrete.
2:50
Oh ja, en ik hoor graag van u is een mooie afsluitzin.
Oh yes, and I’d love to hear from you is a nice closing line.
2:55
Ook alvast bedankt werkt goed.
Thanks in advance works well.
2:57
Maar hé, niet te pushy gebruiken.
But hey, don’t use it too pushy.
2:59
Bij voorbaat dank is wat ouderwets, maar kan nog steeds, hoor.
Thanks in advance is a bit old-fashioned, but still fine.
3:03
Ja, precies.
Yes, exactly.
3:21
Over LinkedIn gesproken, mensen zeiden ook.
Speaking of LinkedIn, people also mentioned.
3:51
Netwerken is superbelangrijk.
Networking is super important.
3:53
Je kunt na een event mailen.
You can email after an event.
3:55
Leuk u te hebben gesproken op het event.
It was nice talking to you at the event.
3:58
Zullen we binnenkort een kop koffie plannen?
Shall we plan a coffee soon?
4:00
Dat is vriendelijk en direct.
That's friendly and direct.
4:02
Even een verhaal.
Just a little story.
4:17
Iemand schreef dat de koffie op werk gratis is, dus hij koopt nooit dure cappuccino.
Someone wrote that coffee at work is free, so he never buys an expensive cappuccino.
4:23
Haha, herkenbaar.
Haha, relatable.
4:25
Je kunt dan een informele mail naar kantoorbeheer sturen.
You can then send an informal email to office management.
4:28
Zouden jullie de koffiemachine willen nakijken?
Would you check the coffee machine?
4:30
De lattenknop doet het niet.
The latte button isn't working.
4:32
Lekker praktisch.
Nice and practical.
4:33
Haha, ja, prioriteiten.
Haha, yes, priorities.
4:36
En als je iets wilt herinneren, doe het vriendelijk.
And if you want to remind someone, do it kindly.
4:39
Bijvoorbeeld, ter herinnering zou u het contract vandaag kunnen tekenen?
For example, as a reminder, could you sign the contract today?
4:44
Herinnering is gewoon een reminder, maar houdt zacht met vriendelijk of als reminder.
Reminder is just a reminder, but keep it soft with kindly or as a reminder.
4:50
Soms wil je ook zeggen wat je al deed.
Sometimes you also want to say what you've already done.
4:53
Dan schrijf je, ik heb de punten hieronder op een rij gezet.
Then you write, I've outlined the points below.
4:57
Of, samen vatten, we leveren maandag en u bevestigt de betaling.
Or, to summarize, we deliver on Monday and you confirm payment.
5:01
Klinkt helder en professioneel.
Sounds clear and professional.
5:04
Oh, en let op met humor en emoji's in zakelijke mails.
Oh, and be careful with humor and emojis in business emails.
5:08
Een klein kans soms bij collega's die je kent, maar bij een eerste contact?
A small chance sometimes with colleagues you know, but for first contacts?
5:13
Beter niet.
Better not.
5:14
Houd het dan rustig en netjes.
Keep it calm and neat then.
5:16
Goede tip.
Good tip.
5:17
En nog een klassieker.
And another classic.
5:19
Graag ontvang ik uw bevestiging.
I kindly request your confirmation.
5:21
Da's netjes.
That’s proper.
5:22
Of, laat u het me weten als iets onduidelijk is?
Or, will you let me know if something is unclear?
5:26
Dan laat je zien dat je wilt helpen en dat is sympathiek.
This shows you want to help, and that's nice.
5:29
Ja, precies. Een spelling, hè?
Yes, exactly. A spelling check, right?
5:32
Even checken.
Just checking.
5:34
Ik lees mijn mail hardop.
I read my emails out loud.
5:35
Klinkt het logisch?
Does it sound logical?
5:37
Is de vraag duidelijk?
Is the question clear?
5:38
En maak alinea's.
And make paragraphs.
5:40
Niet één grote blok tekst.
Not one big block of text.
5:41
Dat leest veel fijner.
That reads much nicer.
5:43
Over woorden die moeilijk zijn.
About words that are difficult.
5:45
Bij deze is een nette manier om te zeggen hiermee.
"Bij deze" is a neat way to say "herewith."
5:49
En cc betekent dat iemand meeleest.
And cc means someone is copying it.
5:52
Bcc dat iemand meeleest zonder dat anderen dat zien.
Bcc means someone is copied without others knowing.
5:56
Soms handig, maar gebruik het bewust.
Sometimes useful, but use it consciously.
5:58
Nou, hoe zal ik het zeggen?
Well, how shall I say it?
6:00
Houd ook de toon in de gaten.
Keep an eye on the tone as well.
6:03
Nederlanders zijn best direct, maar wel beleefd.
Dutch people are pretty direct, but polite.
6:06
Dus liever, kunt u het document vandaag sturen?
So, could you send the document today?
6:09
Dan, stuur het vandaag.
Then, please send it today.
6:12
Die eerste is vriendelijker.
The first one is friendlier.
6:14
Echt waar.
Really!
6:15
En als je een klacht hebt, kun je schrijven...
And if you have a complaint, you can write...
6:18
Jammer genoeg werkt de link niet.
Unfortunately, the link doesn’t work.
6:20
Kunt u een nieuwe sturen?
Can you send a new one?
6:21
Eerst het probleem.
First, the problem.
6:23
Dan meteen een vraag met een oplossing.
Then, right away, a question with a solution.
6:25
Dat werkt meestal beter dan alleen mopperen.
That usually works better than just complaining.
6:27
Ja, en eindig soms met iets menselijks.
Yes, and sometimes end with something human.
6:31
Bijvoorbeeld, fijne dag gewenst of fijn weekend alvast.
For example, wishing someone a nice day or a great weekend in advance.
6:36
Het is klein, maar het maakt je mail warm.
It's small, but it warms your email.
6:38
Mensen reageren daar beter op.
People respond better to that.
6:40
O ja, en zeg gerust als je iets niet zeker weet.
Oh, and feel free to say if you're unsure about something.
6:45
Ik ben niet zeker van de procedure.
I'm not sure about the procedure.
6:47
Kunt u mij uitleggen hoe we dit doen?
Can you explain to me how we do this?
6:49
Dat is duidelijk en bescheiden.
That's clear and humble.
6:52
Helemaal oké in een nieuw team.
Totally fine in a new team.
6:53
Iemand op Reddit zei ook, maak de onderwerpregel helder.
Someone on Reddit also mentioned, make the subject line clear.
6:58
Dus niet vraag je, maar vraag over contractdatum project X.
So not "question," but "question about contract date project X."
7:02
Dan ziet de lezer meteen waar het over gaat.
Then the reader immediately knows what it's about.
7:05
Scheelt tijd voor iedereen.
Saves time for everyone.
7:07
En als je iets toezegt, schrijf...
And if you promise something, write...
7:09
Wat ik ook handig vind.
Which I also find handy.
7:21
Ja, precies.
Yes, exactly.
7:36
Of als je iets vergeet, sorry, de bijlagen zaten er niet bij.
Or if you forget something, sorry, the attachments weren't included.
7:47
Nu in de bijlagen.
Now in the attachments.
7:48
Dat overkomt iedereen wel eens, dus blijf gewoon rustig en netjes.
That happens to everyone sometimes, so just stay calm and polite.
7:53
Als je iemands naam niet weet, kun je ook schrijven...
If you don't know someone's name, you can also write...
7:56
...beste collega of geachte heer, mevrouw, zoals we zeiden.
...dear colleague or esteemed sir/madam, as we said.
8:00
Maar als je wel een naam hebt, gebruik die.
But if you do have a name, use it.
8:03
Dat voelt persoonlijker en zorgvuldiger.
That feels more personal and careful.
8:05
Nog iets kleins.
Just one small thing.
8:07
Hoofdletters bij u mogen, maar hoeven niet.
You may use capital letters for "you," but it's not required.
8:10
U of u, beide zie je.
"You" or "you," both are seen.
8:12
Kies één stijl en houd daaraan vast.
Choose one style and stick to it.
8:15
Consequent zijn is ook professioneel.
Being consistent is professional too.
8:18
En voor agenda's?
And for agendas?
8:19
Zullen we een teamsgesprek plannen?
Shall we schedule a Teams meeting?
8:21
Of ik ben beschikbaar op dinsdag tussen 9 en 12.
Or I'm available on Tuesday between 9 and 12.
8:26
Geef opties, dat helpt.
Give options, that helps.
8:28
Dan kan de ander snel kiezen.
Then the other person can choose quickly.
8:30
Als iemand onduidelijk schrijft, kun je vriendelijk terugduwen.
If someone writes unclearly, you can politely push back.
8:33
Om zeker te zijn dat ik het goed begrijp, bedoelt u dat de meeting verplaatst is naar donderdag 14?
Just to make sure I understand correctly, do you mean the meeting is moved to Thursday the 14th?
8:39
Je checkt en je toont respect.
You check and show respect.
8:42
Win-win.
Win-win.
8:43
Soms moet je ook een grens stellen.
Sometimes you also need to set a boundary.
8:45
Vanwege de deadline kan ik dit niet vandaag afronden.
Due to the deadline, I can't finish this today.
8:48
Kan het maandag?
Can it be done on Monday?
8:49
Kort, eerlijk, professioneel.
Short, honest, professional.
8:52
Geen verhaaltje, gewoon duidelijk.
No stories, just clear.
8:54
Over taalniveau.
About language level.
8:56
Houd het simpel.
Keep it simple.
8:57
Korte zinnen, één idee per alinea.
Short sentences, one idea per paragraph.
8:59
En moeilijke woorden kun je even uitleggen.
And you can explain difficult words.
9:02
Bijvoorbeeld, de notule, dat is het verslag van de meeting.
For example, the minutes, that’s the record of the meeting.
9:06
Stuur ik morgen.
I'll send it tomorrow.
9:07
Zo help je iedereen.
This way, you help everyone.
9:09
Ja, en als je iets belangrijk maakt, zet het niet in caps, maar schrijf.
Yes, and if you want to emphasize something, don’t use caps, just write it.
9:13
Belangrijk.
Important.
9:14
Graag reactie voor van tien.
Please respond by ten.
9:15
Caps voelt schreeuwerig.
Caps feels shouting.
9:17
Dat wil je niet, hè?
You don’t want that, do you?
9:19
Haha, nee.
Haha, no.
9:20
En als je tevreden bent met iemands werk, schrijf je
And if you're satisfied with someone's work, you write
9:23
Bedankt voor het meedenken.
Thank you for your input.
9:25
Of
Or
9:25
Fijn dat u zo snel handelde.
Great that you acted so quickly.
9:28
Dat bouwt een goede relatie.
That builds a good relationship.
9:31
Da's goud in E-mailand.
That's gold in Email-land.
9:33
Oké, zullen we een mini-voorbeeld doen?
Okay, shall we do a mini-example?
9:36
Aanhef.
Salutation.
9:37
Beste mevrouw de Jong.
Dear Ms. de Jong.
9:39
Eerste zin.
First sentence.
9:40
Naar aanleiding van ons gesprek stuur ik u hierbij de planning.
Following up on our conversation, I’m sending you the schedule.
9:44
Vraag.
Question.
9:45
Kunt u bevestigen of de datum van 12 mei past?
Can you confirm if the date of May 12 works?
9:49
Afsluiting.
Closing.
9:50
Alvast bedankt.
Thank you in advance.
9:52
Met vriendelijke groeten, Anita.
Kind regards, Anita.
9:54
Simpel en netjes.
Simple and neat.
9:56
Mooi voorbeeld.
Nice example.
9:58
En als het informeler is...
And if it's more informal...
10:00
Hoi Tom, zoals besproken zet ik de actiepunten hieronder.
Hi Tom, as discussed, I’m listing the action points below.
10:04
Kun je laten weten of dit klopt?
Can you let me know if this is correct?
10:06
Dank en groet, Henk.
Thanks and regards, Henk.
10:08
Ja, dat is kort en duidelijk.
Yes, that’s short and clear.
10:10
Nou, ik denk dat we best veel hebben.
Well, I think we have quite a lot.
10:12
Van aanhef tot afsluiting en ook die kleine tips.
From salutation to closing, and also those little tips.
10:16
Mensen, kopieer gerust zinnen die je handig vindt.
Folks, feel free to copy sentences you find useful.
10:18
Zet ze in je notities en pas ze aan.
Put them in your notes and adjust them.
10:21
Ja, precies.
Yes, exactly.
10:23
En als je dit leuk of nuttig vond, vergeet dan niet te liken en je te abonneren.
And if you liked or found this useful, don’t forget to like and subscribe.
10:27
Dan mis je de volgende aflevering niet.
Then you won’t miss the next episode.
10:30
We doen vaker dit soort praktische taaldingen.
We often do this kind of practical language stuff.
10:33
Dank je wel voor het luisteren en veel succes met je volgende mail.
Thank you for listening, and good luck with your next email.
10:37
En eh, als je nog vragen hebt, laat ze achter in de reacties.
And, uh, if you have any questions, leave them in the comments.
10:41
We lezen mee, hoor.
We're listening in, you know.
10:42
Fijne dag.
Have a nice day.
10:43
Tot de volgende keer.
Until next time.
10:45
En denk eraan.
And remember.
10:46
Duidelijk, vriendelijk, kort.
Clear, friendly, concise.
10:49
Daar is eigenlijk de hele truc met zakelijke e-mails.
That's actually the whole trick with business emails.
10:52
Doei doei.
Bye bye.
FAQ
When should I use Geachte versus Beste?
Use Geachte for formal first contacts or unknown recipients (e.g., Geachte heer/mevrouw). Use Beste with known contacts or colleagues, often with a first name.
How do I end a zakelijke e-mail?
Common closings are Met vriendelijke groet for formal or neutral tone, Vriendelijke groet for slightly less formal, and Hartelijke groet for friendly contacts.
What makes a clear subject line (onderwerpregel)?
Keep it specific and action-oriented: mention the project, date, or request (e.g., Vergadering 12 mei — agenda request or Offerte aanvraag — product X).
How do I address an unknown recipient?
Start with Geachte heer/mevrouw, followed by a comma. If you can find a name, use Geachte + title and surname (e.g., Geachte mevrouw Jansen).
When are informal greetings like Hoi or Hallo acceptable?
Use Hoi or Hallo with close colleagues, familiar clients, or internal teams. Avoid informal greetings in first contact or with external formal partners.
More Dutch lessons
